Yêu cầu thanh toán trước
Trả trước là khoản thanh toán từng phần của người mua khi hợp đồng mua bán được ký kết. Điều này đã được cam kết đầy đủ của cả hai bên (người bán và người mua) để tôn trọng hợp đồng. Với việc trả trước, người mua có ý muốn mua sản phẩm và đồng ý thanh toán phần còn lại sau đó, trong khi người bán có nghĩa vụ cung cấp hàng hóa trong điều kiện chỉ nhận trước một khoản thanh toán.
Trong nhiều trường hợp, một khoản thanh toán trước được yêu cầu bắt buộc đối với các đơn hàng hoặc dự án có giá trị. Thông qua việc này, bạn có thể tự bảo vệ mình và đảm bảo rằng khách hàng của bạn là đáng tin cậy.
Tạo đơn hàng đầu tiên theo hình thức thanh toán một khoản trước
Bạn có thể tạo hóa đơn ngay khi đơn đặt hàng được xác nhận và sẽ tự động lưu dưới dạng bản nháp để bạn có thể xem lại trước khi xác thực. Để tạo hóa đơn, phân hệ bán hàng (Sales) cung cấp cho bạn 3 tùy chọn:
Hóa đơn thông thường
Trả trước (phần trăm)
Thanh toán trước (số tiền cố định)
Về khoản trả trước, tùy quy định giữa người mua và người bán, đó có thể là một số tiền cố định hoặc một tỷ lệ phần trăm của tổng giá trị đơn hàng. Trong lần đầu tiên yêu cầu thanh toán trước với khách hàng, bạn nhập tài khoản thu nhập và thuế tương ứng. Các cài đặt này sẽ được sử dụng cho các khoản trả trước trong tương lai của cùng 1 khách hàng.
Quan trọng
Khi bạn yêu cầu khoản trả trước đầu tiên đối với khách hàng, một sản phẩm mới được gọi là khoản trả trước sẽ được tạo. Sản phẩm này sẽ được đăng ký là sản phẩm dịch vụ với chính sách xuất hóa đơn đối với số lượng đặt hàng. Cần lưu ý rằng, bạn có thể chỉnh sửa sản phẩm này và sửa đổi bất kỳ lúc nào. Bên cạnh đó, khi chọn số lượng đã giao làm chính sách lập hóa đơn, bạn sẽ không thể tạo hóa đơn .
Quy trình bán hàng cơ bản sử dụng phương thức thanh toán trả trước
Ở ví dụ đầu tiên này, chúng tôi sẽ áp dụng khoản thanh toán trước 50% cho một sản phẩm sử dụng số lượng đặt hàng làm chính sách lập hóa đơn. Bạn cần xem trước chính sách lập hóa đơn tại đây hóa đơn dựa trên số lượng đã giao hoặc đã đặt hàng,trước khi bạn lập yêu cầu thanh toán trước. Khi nói đến việc tạo và xem hóa đơn, bạn chỉ có quyền truy cập vào một hóa đơn dự thảo đề cập đến khoản thanh toán trước (như bạn có thể thấy bên dưới).
Tại đó, bạn có thể đưa hóa đơn lên hệ thống và đăng ký thanh toán của khách hàng. Nhưng, trong một số trường hợp, quy trình này có thể sẽ không được thực hiện ngay lập tức để tránh những sai sót không đáng có. Vì vậy, bạn có thể quay lại đơn đặt hàng bán hàng. Tại đó, bạn có thể xem đơn đặt hàng với tư cách là khách hàng bằng nút Xem trước khách hàng (Customer preview) hoặc dễ dàng tiếp cận hóa đơn nháp trước đó bằng nút Hóa đơn (Invoice). Trong bất kỳ trường hợp nào, khoản thanh toán trước sẽ được đề cập trên cả hai (đơn bán hàng và dự thảo hóa đơn).
Ở bước cuối cùng hoàn tất quy trình là thời điểm khách hàng muốn thanh toán phần còn lại theo đơn đặt hàng của mình. Lúc này, bạn phải tạo một hóa đơn khác. Một lần nữa, bạn sẽ có 2 lựa chọn: thực hiện một khoản trả trước khác hoặc khấu trừ tất cả các khoản trả trước và như vậy, thanh toán phần còn lại của hóa đơn như một hóa đơn thông thường.
Quy trình này cũng có thể áp dụng được với khoản thanh toán trước có tính đến số tiền cố định.
Quan trọng
Bạn cần lưu ý rằng nếu bạn thanh toán trước với một sản phẩm và chọn số lượng đã giao (delivered quantities) làm chính sách lập hóa đơn, bạn sẽ không thể khấu trừ tất cả các khoản thanh toán trước khi lập hóa đơn cho khách hàng của mình. Thật vậy, bạn phải giao một sản phẩm trước khi tạo hóa đơn cuối cùng. Nếu chưa có gì được giao, bạn tạo một giấy báo có để hủy hóa đơn dự thảo được tạo sau khi thanh toán trước. Để làm như vậy, bạn phải cài đặt Ứng dụng kiểm kê (Inventory App) để xác nhận việc giao hàng. Nếu không, bạn có thể nhập số lượng đã giao theo cách thủ công trên đơn đặt hàng.
Sửa đổi tài khoản thu nhập và thuế khách hàng
Từ danh sách sản phẩm, hãy tìm kiếm sản phẩm trả trước (Down Payment) 
Bạn có thể chỉnh sửa thông tin thuế khách hàng tại Tab Thông tin Chung (General Information Tab). Bên cạnh đó, để thay đổi tài khoản thu nhập, bạn cần cài đặt Ứng dụng Kế toán (Accounting App) để có thể xem Tab Kế toán (Accounting Tab) trên biểu mẫu sản phẩm.
=> Xem thêm
Lập hóa đơn dựa trên số lượng giao hoặc đặc đơn hàng