Lập hóa đơn đến việc thanh toán cho nhà cung cấp
Khi hóa đơn của nhà cung cấp được đăng ký trong Odoo, bạn có thể dễ dàng thanh toán cho nhà cung cấp với số tiền chính xác vào đúng thời điểm (không quá muộn, không quá sớm; tùy thuộc vào chính sách nhà cung cấp của bạn). Odoo cũng cung cấp các báo cáo để bộ phận kế toán của doanh nghiệp thuận tiện theo dõi số dư phải trả cũ.
Nếu bạn muốn kiểm soát các hóa đơn nhà cung cấp nhận được, bạn có thể sử dụng phân hệ Odoo Mua hàng (Purchase). Phân hệ này cho phép bạn kiểm soát và hoàn thành trước các hóa đơn đó một cách tự động dựa trên các đơn đặt hàng trước đó.
Từ việc lập hóa đơn đến thanh toán cho nhà cung cấp
Ghi lại hóa đơn nhà cung cấp mới
Khi nhận được hóa đơn của nhà cung cấp, bạn có thể lưu lại hóa đơn đó từ Phiếu mua hàng (Purchases) > Hóa đơn (Vendor Bills) trong ứng dụng Kế toán (Accounting). Để thao tác nhanh hơn, bạn cũng có thể sử dụng tính năng Hóa đơn mới (New Bill) trên trang tổng quan kế toán.
Để tạo hóa đơn nhà cung cấp mới, hãy bắt đầu bằng cách chọn nhà cung cấp và nhập hóa đơn vào làm Tham chiếu nhà cung cấp (Vendor Reference), sau đó thêm và xác nhận các dòng sản phẩm, đảm bảo có đúng số lượng, thuế và giá sản phẩm.
Lưu hóa đơn trước thuế, và tiền thuế sẽ được cập nhật thêm ở ngay phía dưới. Bạn có thể định cấu hình giá sản phẩm của mình mà không có thuế vì Odoo sẽ tự tính thuế cho bạn.
Lưu ý
Ở góc dưới cùng bên trái, Odoo hiển thị bảng tóm tắt tất cả các loại thuế trên hóa đơn của nhà cung cấp. Phương pháp làm tròn mặc định của Odoo là làm tròn giá cuối cùng trên mỗi dòng (vì bạn có thể có các loại thuế khác nhau cho mỗi sản phẩm. Ví dụ: Rượu và thuốc lá). Tuy nhiên, nếu nhà cung cấp của bạn có số tiền thuế khác trên hóa đơn của họ, bạn có thể thay đổi số tiền trong bảng dưới cùng bên trái để điều chỉnh và phù hợp.
Xác thực hóa đơn của nhà cung cấp
Khi hóa đơn của nhà cung cấp đã được xác thực, một mục nhật ký sẽ được tạo dựa trên cấu hình của hóa đơn. Việc ghi sổ nhật ký này có thể khác nhau tùy thuộc vào gói kế toán bạn chọn sử dụng.
Đối với hầu hết các nước Châu Âu, mục nhật ký sẽ sử dụng các tài khoản sau:
Tài khoản phải trả: được xác định trên biểu mẫu nhà cung cấp
Thuế: được xác định trên các sản phẩm và trên mỗi dòng
Chi phí: được xác định trên sản phẩm mục hàng được sử dụng
Đối với kế toán Anglo-Saxon (Mỹ), bút toán ghi sổ sẽ sử dụng các tài khoản sau:
Tài khoản phải trả: được xác định trên biểu mẫu nhà cung cấp
Thuế: được xác định trên các sản phẩm và trên mỗi dòng
Hàng hóa đã nhận: được xác định trên mẫu sản phẩm
Bạn có thể kiểm tra lãi và lỗ hoặc tại báo cáo Bảng cân đối kế toán sau khi đã xác thực với nhà cung cấp để xem sự thay đổi đến sổ cái chung của bạn.
Thanh toán hóa đơn
Để tạo thanh toán trực tiếp cho một hóa đơn của nhà cung cấp đang mở, bạn có thể nhấp vào Đăng ký Thanh toán (Register a Payment) ở đầu biểu mẫu.
Từ đó, bạn có thể chọn phương thức thanh toán (ví dụ: Tài khoản séc, thẻ tín dụng, séc,...) và số tiền bạn muốn thanh toán. Theo mặc định, Odoo sẽ đề xuất thanh toán toàn bộ số dư còn lại trên hóa đơn. Trong trường bản ghi nhớ, chúng tôi khuyên bạn nên đặt số hóa đơn của nhà cung cấp làm tham chiếu (Odoo sẽ tự động điền vào trường này từ hóa đơn của nhà cung cấp nếu được đặt chính xác).
Ghi chú:
Bạn cũng có thể đăng ký một khoản thanh toán cho nhà cung cấp trực tiếp mà không cần áp dụng khoản thanh toán đó cho hóa đơn. Để làm điều đó, bạn đi đến Mua hàng (Purchases) > Thanh toán (Payments). Sau đó, từ hóa đơn của nhà cung cấp, bạn có thể đối chiếu trực tiếp khoản thanh toán này.
In séc của nhà cung cấp
Nếu bạn chọn thanh toán hóa đơn cho nhà cung cấp của mình bằng hình thức séc, Odoo cũng cung cấp phương thức để thực hiện việc này trực tiếp từ các khoản thanh toán cho nhà cung cấp. Bạn có thể in séc theo lô để thanh toán thường xuyên hoặc ngay cả khi ngoài giờ hành chính.
Nếu bạn có séc để in, bảng điều khiển kế toán của Odoo hoạt động như một danh sách việc cần làm và nhắc bạn về số lượng séc bạn còn lại để in.
Bằng cách chọn số lượng séc sẽ được in, bạn có thể tìm kiếm và chọn danh sách tất cả các khoản thanh toán cần để xử lý.
Chọn tất cả séc bạn muốn in (tick vào ô kiểm đầu tiên để chọn tất cả chúng) và đặt hành động thành In séc (Print Checks). Odoo sẽ yêu cầu bạn đặt số séc tiếp theo trong dãy số và sau đó sẽ in tất cả séc cùng một lúc.
Báo cáo
Số dư phải trả của nợ cũ
Để có được danh sách các hóa đơn cần thanh toán của nhà cung cấp và ngày đến hạn liên quan của chúng, bạn có thể sử dụng báo cáo Hóa đơn đến hạn (Aged Payable), trong tab Báo cáo (Reporting) > Báo cáo kinh doanh (Business Statement) > Hóa đơn đến hạn (Aged Payable) để có tài liệu về tất cả các hóa đơn chưa thanh toán của bạn.
Từ đây, bạn có thể nhấp chọn trực tiếp vào tên nhà cung cấp để xem thông tin về tất cả các hóa đơn chưa thanh toán và số tiền đến hạn hoặc bạn có thể chú thích bất kỳ dòng nào để biết thông tin quản lý. Bất kỳ khi nào bạn muốn đều có thể in trực tiếp sang Excel hoặc PDF và nhận chính xác những gì bạn thấy trên màn hình.
=> Xem thêm
Từ thanh toán hóa đơn đến trọn giải pháp cho việc thanh toán