Điều chỉnh hàng tồn kho
Trong nhiều trường hợp trong việc quản lý kho hàng, số lượng hàng tồn kho được ghi nhận trên cơ sở hệ thống dữ liệu không phải lúc nào cũng khớp với số lượng hàng tồn kho trong thực tế. Nguyên nhân dẫn đến sự chênh lệch này có thể là hành vi trộm cắp, thiệt hại, lỗi của con người hoặc các yếu tố khác. Do đó, việc điều chỉnh hàng tồn kho phải được thực hiện để điều chỉnh sự khác biệt và đảm bảo rằng số lượng được ghi lại trong cơ sở dữ liệu khớp với số lượng thực tế trong kho.
Trong Odoo, bạn có thể truy cập các điều chỉnh hàng tồn kho thông qua phân hệ Tồn kho (Inventory) > Hoạt động (Operations) > Điều chỉnh hàng tồn kho (Inventory Adjustments)
Tại trang Điều chỉnh hàng tồn kho (Inventory Adjustments) hiển thị tất cả các sản phẩm hiện đang có hàng. Mỗi dòng chứa các thông tin sau:
Sản phẩm (Product)
Lô/Số sê-ri (Lot/Serial Number)
Số lượng có sẵn (On Hand Quantity)
Thêm một dòng mới
Để thêm một dòng điều chỉnh hàng tồn kho, hãy nhấp vào Tạo (Create) và điền vào các trường Sản phẩm (Product) và Số lượng (Counted Quantity) được tính. Sau đó nhấp vào Lưu (Save)
Ở giai đoạn này, số lượng được ghi lại nhưng chưa được Áp dụng (applied), nghĩa là số lượng hiện có chưa được cập nhật để khớp với Số lượng được tính mới (Counted Quantity)
Để áp dụng Số lượng được tính mới (Counted Quantity), nhấp vào Áp dụng (Apply) trên dòng hoặc nút Áp dụng tất cả (Apply All) ở đầu trang. Trường hợp bạn chọn Áp dụng tất cả (Apply All), bạn có thể nhập tham chiếu hoặc lý do trước khi nhấp vào Áp dụng
Đếm sản phẩm
Việc kiểm kho sản phẩm là một hoạt động định kỳ trong quá trình quản lý kho. Sau khi kiểm kê xong, hãy chuyển đến phân hệ Hàng tồn kho (Inventory) > Hoạt động (Operations) > Điều chỉnh hàng tồn kho (Inventory Adjustments) để cập nhật cột Số lượng đã đếm (Counted Quantity) cho từng dòng sản phẩm.
Nếu số lượng khớp với Số lượng có sẵn (On Hand Quantity) được ghi trong cơ sở dữ liệu, bạn hãy nhấp vào Đặt (Set), thao tác này sẽ sao chép giá trị trong trường Số lượng có sẵn và dán vào trường Số lượng đã đếm (On Hand Quantity). Mỗi lần chỉnh về 0.00 Số lượng đã hoàn thành (Quantity Done) sẽ được ghi lại trong lịch sử điều chỉnh hàng tồn kho của sản phẩm.
Nếu số lượng không khớp với Số lượng có sẵn (On Hand Quantity) được ghi trong cơ sở dữ liệu, hãy ghi lại số lượng trong trường Số lượng đã đếm (Counted Quantity). Khi nhấp vào Áp dụng (Apply), sự khác biệt giữa Số lượng có thực tế (On Hand Quantity) và Số lượng đã đếm (Counted Quantity) sẽ được ghi lại trong lịch sử điều chỉnh hàng tồn kho của sản phẩm
Ghi chú
Đôi khi có sự chênh lệch số lượng xảy ra, nhưng không thể được áp dụng trong cơ sở dữ liệu ngay lập tức. Trong khoảng thời gian từ khi đếm thực tế đến khi áp dụng điều chỉnh hàng tồn kho, việc di chuyển sản phẩm có thể xảy ra. Trong trường hợp đó, Số lượng có sẵn trong cơ sở dữ liệu có thể thay đổi và sẽ không nhất quán với số lượng đã đếm. Như một biện pháp thận trọng được bổ sung, Odoo sẽ yêu cầu xác nhận trước khi áp dụng điều chỉnh hàng tồn kho.
Kế hoạch đếm
Mỗi dòng điều chỉnh hàng tồn kho chứa các thông tin sau:
Ngày đã lên lịch (Scheduled Date): ngày mà việc đếm sẽ được thực hiện.
Người dùng (User): người chịu trách nhiệm đếm.
Ngày hạch toán (Accounting Date) ngày mà các khoản điều chỉnh sẽ được hạch toán. Cột được ẩn theo mặc định nhưng có thể hiển thị bằng cách mở biểu tượng tùy chọn cột.
Quan trọng:
Trong phân hệ Mã vạch (Barcode), người dùng chỉ có thể xem số lượng được chỉ định cho họ được lên lịch cho ngày hôm nay hoặc sớm hơn.
Để lập kế hoạch cho số lượng lớn, hãy chọn các dòng sản phẩm mong muốn trên trang Điều chỉnh hàng tồn kho (Inventory Adjustments). Sau đó, nhấp vào Yêu cầu đếm và điền thông tin sau:
Ngày kiểm kê (Inventory Date) : ngày kế hoạch kiểm đếm.
Người dùng (user): người dùng chịu trách nhiệm về số lượng.
Ngày hạch toán (Accounting Date): ngày mà việc điều chỉnh hàng tồn kho sẽ được hạch toán.
Đếm (Count): để trống Số lượng có sẵn (On Hand Quantity) của từng dòng sản phẩm, chọn Để trống ( Leave Empty). Để điền Số lượng có sẵn (On Hand Quantity) của từng dòng sản phẩm với giá trị hiện tại được ghi trong cơ sở dữ liệu, hãy chọn Đặt giá trị hiện tại (Set Current Value)
Cuối cùng, bấm Xác nhận (Confirm) để yêu cầu đếm.
Theo mặc định, sau khi áp dụng điều chỉnh tồn kho, ngày được lên lịch cho lần kiểm kho theo là ngày 31 tháng 12 cùng năm. Để sửa đổi ngày đã lên lịch mặc định, bạn cần vào phân hệ Tồn kho ( Inventory) > Cấu hình (Configuration) > Cài đặt (Settings) > Hoạt động (Operations) và thay đổi ngày trong cài đặt Ngày và Tháng kiểm kê hàng năm (Annual Inventory Day and Month)
