Hướng dẫn giao hàng theo lịch trình được tính trước

Một doanh nghiệp cung cấp các dịch vụ tốt làm hài lòng khách hàng là điều tiên quyết của sự thành công của doanh nghiệp. Việc này bao gồm các yếu tố trải nghiệm: đơn đặt hàng sản xuất, giao hàng, tiếp khách,... Để làm như vậy, bạn cần định cấu hình đúng thời gian thực hiện và phối hợp các ngày đã lên lịch.

Bằng cách sử dụng thời gian hoàn thành, Odoo cung cấp ngày kết thúc, Ngày cam kết (Commitment Date) cho mỗi quy trình. Ví dụ: trên một đơn đặt hàng, đây là ngày khách hàng của bạn sẽ nhận được các sản phẩm mà họ đã đặt hàng.

Về phía khách hàng, ngày cam kết giao rất quan trọng vì cho họ ước tính về thời điểm họ sẽ nhận được sản phẩm. Ngày được tính bao gồm các thời gian giao hàng khác, chẳng hạn như sản xuất, giao hàng hoặc nhà cung cấp.

Tính toán tổng thời gian được tính thế nào?

Như đã nói ở trên, thời gian giao hàng được được tính thành nhiều loại. Mỗi loại được tính toán dựa trên các chỉ số khác nhau. Trước khi đi qua cấu hình, bạn cần đọc qua tóm tắt ngắn gọn về cách tính thời gian giao hàng và chúng là gì:

• Thời gian hoàn thành đối với khách hàng (Customer Lead Time): là khoảng thời gian mặc định bạn đặt. Do đó, ngày dự kiến ​​trên đơn đặt hàng là hôm nay + thời gian giao hàng cho khách hàng.

• Thời gian an toàn để bán hàng (Sales Security Lead Time): Mục đích là sẵn sàng vận chuyển nhiều ngày trước khi cam kết thực hiện đưa tới khách hàng. Ngày kế hoạch mặc định trên yêu cầu giao hàng = Ngày giao hàng - Ngày an toàn

• Thời gian an toàn để mua hàng (Purchase Security Lead Time) Thêm thời gian để giảm rủi ro khi nhà cung cấp chậm trễ. Nhận hàng cần dự kiến sớm hơn nhiều ngày để̉ ứng phó với điều không mong muốn là nhà cung cấp chậm trễ. Trường hợp Tái cung ứng, Ngày yêu cầu giao hàng dự kiến - Ngày an toàn để̉ mua = Ngày dự kiến nhận hàng.

• Thời gian giao hàng mua hàng (Purchase Delivery Lead Time) : đây là thời gian dự kiến ​​giữa PO được xác nhận và việc nhận các sản phẩm đã đặt hàng. Ngày nhận hàng theo lịch trình ( Receipt schedule date) - Ngày giao hàng của nhà cung cấp (Vendor delivery date) = PO Đặt hàng theo (PO Order By) ngày mặc định.

• Số ngày mua hàng (Days to Purchase): số ngày bộ phận thu mua cần để xác thực PO. Nếu một RFQ khác cho cùng một nhà cung cấp đã được mở, Odoo sẽ thêm dòng vào RFQ thay vì tạo một RFQ mới. Sau đó, ngày cụ thể được đặt trên đường dây.

• Thời gian sản xuất (Manufacturing Lead Time): đây là thời gian dự kiến ​​để sản xuất một sản phẩm. Thời gian giao hàng này không phụ thuộc vào số lượng cần sản xuất và không tính đến thời gian định tuyến.

• Thời gian sản xuất an toàn (Manufacturing Security Lead Time): Thêm thời gian để giảm rủi ro cho sản xuất chậm trễ. Trường hợp Tái cung ứng, Ngày dự kiến yêu cầu giao hàng (Delivery Order scheduled date) - Thời gian sản xuất (Manufacturing Lead Time) - Thời gian sản xuất an toàn (Manufacturing Security Lead Time) = ngày Lệnh sản xuất (Manufacturing Order) được lên kế hoạch. 

Thời gian để bán hàng 

Trong ứng dụng Bán hàng (Sales), có một tùy chọn là Ngày giao hàng (Delivery Date). Nó cho phép bạn xem một trường bổ sung trên các đơn đặt hàng, đó là Ngày dự kiến (Expected Date). Cái này được tự động tính toán dựa trên các thời gian chờ khác nhau được định cấu hình trước đó.

Nếu Ngày giao hàng (Delivery Date) được thiết lập sớm hơn Ngày dự kiến (Expected Date), một thông báo cảnh báo sẽ được hiển thị.

Tuy nhiên, để tất cả những điều này hoạt động bình thường, vẫn cần phải định cấu hình tất cả thời gian giao hàng có thể xảy ra.

Thời gian hẹn hoàn thành với khách 

Thời gian giao hàng cho khách hàng (Customer Lead Time) là thời gian cần thiết để sản phẩm của bạn đi từ kho hàng đến địa điểm nhận hàng của khách. Nó có thể được định cấu hình trên bất kỳ sản phẩm nào bằng cách đi tới Bán hàng (Sales) > Sản phẩm (Product) > Sản phẩm (Product). Tại đây, hãy mở biểu mẫu sản phẩm của bạn, chuyển đến tab Kho vận (Inventory) và thêm Thời gian hẹn hoàn thành với khách (Customer Lead Time).

Ví dụ: sản phẩm B được đặt hàng vào ngày 2 tháng 4 nhưng Thời gian giao hàng cho khách hàng là hai ngày. Trong trường hợp đó, ngày giao hàng dự kiến ​​là ngày 4 tháng Tư.

Thời gian an toàn 

Trong bán hàng, Thời gian giao hàng an toàn (Security Lead Time) tương ứng với các ngày dự phòng để đảm bảo bạn có thể giao sản phẩm kịp thời. Mục đích là sẵn sàng vận chuyển sớm hơn để đến tay người nhận đúng hạn.

Số ngày bảo mật được trừ vào phép tính để tính ngày đã lên lịch sớm hơn ngày đã hứa với khách hàng.

Để thiết lập tính năng này, hãy đi tới Hàng tồn kho (Inventory) > Cấu hình (Configuration) > Cài đặt (Settings)  và bật tính năng Thời gian giao hàng an toàn (Security Lead Time for Sales)

Ví dụ: sản phẩm C dự kiến ​​sẽ được giao vào ngày 6/4 nhưng Thời gian giao hàng an toàn (Security Lead Time) là một ngày. Trong trường hợp đó, ngày dự kiến ​​cho lệnh giao hàng là ngày 5/4.

Cung cấp một số sản phẩm 

Nhiều trường hợp khách hàng đặt mua nhiều sản phẩm cùng lúc. Những các mặt hàng đó có thể có thời gian giao hàng khác nhau nhưng được yêu cầu giao cùng một lúc hoặc riêng biệt. Và may mắn rằng Odoo có thể giúp bạn xử lý những trường hợp này một cách dễ dàng.

Từ tab Thông tin khác (Other Info) của Đơn đặt hàng (Sale Order),  bạn có thể chọn giữa 2 tùy chọn Khi tất cả các sản phẩm đã sẵn sàng (When all products are ready) và Ngay khi có thể (As soon as possible). Trong đó, tùy chọn đầu tiên là giao sản phẩm cùng một lúc, trong khi thứ hai là giao riêng từng sản phẩm.

Ví dụ, sản phẩm A và B được đặt hàng cùng một lúc. A có hạn giao trong 8 ngày giao hàng và B có 5 ngày. Với tùy chọn đầu tiên, Ngày dự kiến (Expected Date) ​​được tính dựa trên sản phẩm có nhiều ngày giao hàng nhất, ở đây A. Nếu đơn hàng được xác nhận vào ngày 2/4, thì Ngày dự kiến (Expected Date) ​​được bật ngày 10/4.

Với tùy chọn thứ hai, Ngày dự kiến ​​(Expected Date) được tính dựa trên sản phẩm có số ngày dẫn khách hàng ít nhất. Trong ví dụ này, B là sản phẩm có số ngày dẫn đầu ít nhất. Vì vậy, Ngày dự kiến (Expected Date) ​​​​là vào ngày 7/4

Mua hàng - thời gian giao hàng 

Thời gian giao hàng của nhà cung cấp

Thời gian mua hàng từ nhà cung cấp (Supplier Lead Time) là thời gian cần thiết để sản phẩm bạn mua được giao. Để định cấu hình, hãy mở một sản phẩm từ Mua hàng (Purchase) > Sản phẩm (Product) > Sản phẩm (Product) và thêm nhà cung cấp trong tab Mua hàng (Purchase)

Bằng cách nhấp vào Thêm một dòng (Add a line), một cửa sổ mới được hiển thị. Bạn có thể chỉ định Thời gian giao hàng (Delivery Lead Time) ở đó. Nếu làm như vậy, ngày giao hàng cho mỗi lần mua sản phẩm đó bây giờ sẽ bằng Ngày đặt hàng (Date of the Purchase Order) + Thời gian giao hàng (Delivery Lead Time).

Ghi chú: 
Có thể thêm các nhà cung cấp khác nhau. Vì vậy, thời gian thực hiện sẽ khác nhau tùy thuộc vào nhà cung cấp.

Thời gian an toàn mua hàng 

Thời gian an toàn (Security Lead Time) để mua hàng tuân theo logic giống như thời gian dành cho bán hàng. Ngoại trừ việc bạn là khách hàng. Sau đó, việc nhà cung cấp giao hàng cho bạn là sai số.

Để thiết lập Thời gian an toàn (Security Lead Time) cho việc mua hàng, hãy đi tới Hàng tồn kho (Inventory) > Cấu hình (Configuration) > Cài đặt (Settings) và bật tính năng này.

Làm như vậy, mỗi khi hệ thống tạo đơn đặt hàng, những đơn đặt hàng đó sẽ được lên lịch sớm hơn nhiều ngày để đối phó với sự chậm trễ không mong muốn của nhà cung cấp.

Sản xuất - Thời gian giao hàng 

Thời gian sản xuất 

Thời gian sản xuất chính (The Manufacturing Lead Time) là thời gian cần thiết để sản xuất sản phẩm. Để chỉ định nó, hãy mở tab Kho vận (Inventory) trên biểu mẫu sản phẩm của bạn và thêm số ngày sản xuất.

Thời gian an toàn 

Thời gian an toàn (Security Lead Time) cho sản xuất cho phép tạo các đơn đặt hàng sản xuất sớm hơn để đối phó với rủi ro sản xuất bị đình trệ.

Để kích hoạt, bạn cần đi tới Sản xuất (Manufacturing) > Cấu hình (Configuration) > Cài đặt (Settings) và đánh dấu vào Thời gian thực hiện an toàn (Security Lead Time)

Ví dụ: một khách hàng đặt hàng B với ngày giao hàng dự kiến ​​vào ngày 20 tháng 6. Thời gian hoàn thành sản xuất là 14 ngày và Thời gian hoàn thành bảo mật là 3 ngày. Do đó, việc sản xuất B cần bắt đầu muộn nhất vào ngày 3 tháng 6, là ngày dự kiến ​​của MO.

Ví dụ tổng quát

Đây là một cấu hình:

• Thời gian an toàn 1 ngày cho Bán hàng

• Thời gian an toàn 2 ngày cho Sản xuất

• 3 ngày để sản xuất

• 1 ngày đảm bảo an toàn cho việc mua hàng

• 4 ngày kể từ thời gian giao hàng của nhà cung cấp

Giả sử một khách hàng đặt hàng B vào ngày 1 tháng 9 và ngày giao hàng được lên kế hoạch trong vòng 20 ngày (20 tháng 9). Trong trường hợp như vậy, đây là lúc tất cả các bước khác nhau được kích hoạt.

• Ngày 1 tháng 9: đơn đặt hàng được tạo

• Ngày 10 tháng 9: thời hạn đặt hàng linh kiện từ nhà cung cấp do quy trình sản xuất (4 ngày kể từ thời gian giao hàng của nhà cung cấp)

• Ngày 13 tháng 9: nhận sản phẩm từ nhà cung cấp (thời gian bảo mật 1 ngày đối với Mua hàng)

• Ngày 14 tháng 9: ngày bắt đầu sản xuất (ngày 19 - 3 ngày trong thời gian sản xuất - 2 ngày trong thời gian sản xuất)

• Ngày 19 tháng 9: ngày dự kiến ​​trên đơn đặt hàng giao hàng (1 ngày trong thời gian chờ bán hàng)