Light User Odoo là gì?
Khi triển khai ERP, không phải nhân viên nào trong doanh nghiệp cũng cần sử dụng toàn bộ chức năng của hệ thống. Một số người chỉ cần xem phiếu lương, gửi yêu cầu nghỉ phép, ghi nhận chi phí hoặc thực hiện một vài thao tác phục vụ công việc.
Nếu cấp tài khoản người dùng đầy đủ cho tất cả nhân sự, doanh nghiệp có thể phát sinh chi phí thuê bao không cần thiết.
Để đáp ứng những nhu cầu sử dụng giới hạn, Odoo cung cấp loại giấy phép Light User dành cho một số nhóm người dùng và hồ sơ nhân viên đáp ứng điều kiện của hệ thống.
Hiểu đơn giản, Light User là nhóm người dùng có phạm vi sử dụng được giới hạn theo những ứng dụng và chức năng nhất định. Đây không phải là tài khoản Odoo đầy đủ với quyền truy cập tất cả phân hệ.
1. Light User trong Odoo được sử dụng những chức năng nào?
Theo thông tin trên trang giá chính thức của Odoo, Light User có thể sử dụng một số chức năng nhất định theo hai nhóm.
Nhóm chức năng dành cho người dùng. Các chức năng được Odoo liệt kê bao gồm:
- My Time Off: Xem và xử lý thông tin nghỉ phép của cá nhân theo quyền được cấp.
- My Expenses: Ghi nhận và theo dõi chi phí cá nhân.
- My Appraisals: Truy cập thông tin đánh giá cá nhân.
- My Attendances: Theo dõi thông tin chấm công.
- My Referrals: Sử dụng chức năng giới thiệu ứng viên.
- My Planning: Xem thông tin lịch làm việc được phân công.
- Field Services: Sử dụng các chức năng liên quan đến dịch vụ hiện trường theo phạm vi hỗ trợ.
- Inventory Barcode Operator: Thực hiện các thao tác quét mã vạch kho theo vai trò tương ứng.
- Knowledge: Có quyền truy cập chỉ đọc.
Nhóm chức năng dành cho hồ sơ nhân viên. Odoo cũng liệt kê một số quyền dành cho nhân viên, bao gồm:
- Nhận phiếu lương.
- Sử dụng Point of Sale (POS).
- Sử dụng Manufacturing Shop Floor.
Điểm cần lưu ý là danh sách quyền trên không có nghĩa mọi Light User đều mặc định sử dụng tất cả chức năng. Khả năng truy cập còn phụ thuộc vào ứng dụng, cấu hình và vai trò thực tế của người dùng.
2. Light User khác gì với tài khoản Odoo thông thường?
Đây là vấn đề doanh nghiệp cần hiểu rõ trước khi lựa chọn giấy phép.
Tài khoản người dùng thông thường có thể được cấp quyền truy cập vào các ứng dụng và chức năng nghiệp vụ theo vai trò được phân quyền.
Trong khi đó, Light User chỉ được sử dụng một phạm vi chức năng giới hạn theo chính sách giấy phép.
Doanh nghiệp không nên lựa chọn Light User chỉ dựa trên chức danh nhân viên. Điều quan trọng là xác định nhân viên đó thực sự cần thực hiện những thao tác nào trên hệ thống.
3. Những vị trí nào trong doanh nghiệp có thể phù hợp với Light User?
Light User có thể phù hợp với những nhân sự không trực tiếp xử lý toàn bộ nghiệp vụ ERP nhưng vẫn cần tương tác với một số chức năng.
Ví dụ:
- Nhân viên văn phòng: Có nhu cầu gửi yêu cầu nghỉ phép, theo dõi thông tin chấm công hoặc xem dữ liệu cá nhân.
- Nhân viên cần khai báo chi phí: Có nhu cầu ghi nhận chi phí phục vụ công việc và theo dõi trạng thái xử lý.
- Nhân viên sản xuất: Có thể sử dụng chức năng Manufacturing Shop Floor theo phạm vi được hỗ trợ.
- Nhân viên kho: Có thể phù hợp với vai trò Inventory Barcode Operator nếu công việc chỉ yêu cầu các thao tác quét mã vạch được Odoo hỗ trợ.
- Nhân viên cần xem tài liệu nội bộ: Có thể sử dụng Knowledge ở chế độ chỉ đọc.
Đây là những nhóm tình huống doanh nghiệp có thể xem xét. Việc một vị trí có phù hợp hay không cần được đánh giá theo công việc thực tế và quyền cần sử dụng.
4. Khi nào doanh nghiệp không nên sử dụng Light User?
Light User không phù hợp với mọi nhân sự. Doanh nghiệp nên cân nhắc tài khoản người dùng thông thường nếu nhân viên cần:
- Quản lý khách hàng và cơ hội bán hàng trên CRM.
- Tạo và xử lý báo giá, đơn bán hàng.
- Lập và xác nhận đơn mua hàng.
- Quản lý chứng từ kế toán.
- Theo dõi và điều chỉnh tồn kho ở cấp độ nghiệp vụ.
- Truy cập báo cáo quản trị và dữ liệu liên phòng ban.
- Thực hiện nhiều thao tác trên các phân hệ ERP.
Ví dụ, một nhân viên kế toán cần tạo hóa đơn, ghi nhận thanh toán, đối chiếu công nợ và theo dõi báo cáo không nên được mặc định xếp vào nhóm Light User chỉ vì họ không sử dụng tất cả ứng dụng Odoo.
5. Doanh nghiệp cần đánh giá gì trước khi phân loại Light User?
Để lựa chọn đúng loại giấy phép, doanh nghiệp nên thực hiện đánh giá theo công việc thay vì chỉ dựa vào số lượng nhân viên.
Bước 1: Liệt kê các vị trí cần sử dụng Odoo
Xác định những phòng ban và nhân sự sẽ tham gia vào hệ thống, bao gồm nhân viên văn phòng, kinh doanh, kế toán, kho, sản xuất và quản lý.
Bước 2: Xác định thao tác thực tế của từng vị trí
Với mỗi vị trí, cần làm rõ:
- Nhân viên cần xem những dữ liệu nào?
- Có cần tạo hoặc cập nhật chứng từ không?
- Có cần phê duyệt nghiệp vụ không?
- Có cần truy cập báo cáo không?
- Có cần sử dụng nhiều phân hệ hay chỉ một số chức năng cá nhân?
Bước 3: Đối chiếu với phạm vi Light User
So sánh nhu cầu thực tế với danh sách chức năng được Odoo hỗ trợ cho Light User.
Không nên tự suy luận rằng một nhân viên có thể sử dụng một phân hệ chỉ vì họ chỉ cần một thao tác nhỏ trong phân hệ đó.
Bước 4: Kiểm tra với Odoo hoặc đơn vị tư vấn
Một số trường hợp cần xác nhận cách phân loại tài khoản, quyền truy cập và điều kiện giấy phép trước khi đưa vào sử dụng chính thức.
6. Light User có giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí ERP không?
Có thể, nếu doanh nghiệp xác định đúng nhóm nhân sự và sử dụng giấy phép phù hợp. Thay vì cấp tài khoản đầy đủ cho tất cả nhân viên, doanh nghiệp có thể phân loại theo nhu cầu:
- Nhóm trực tiếp vận hành nghiệp vụ: Sử dụng tài khoản phù hợp với các phân hệ cần thiết.
- Nhóm chỉ cần chức năng cá nhân hoặc thao tác giới hạn: Đánh giá khả năng sử dụng Light User.
- Khách hàng và nhà cung cấp: Xem xét sử dụng Portal nếu nhu cầu chỉ là tương tác với thông tin được chia sẻ qua cổng thông tin.
Cách phân loại này giúp doanh nghiệp có cơ sở kiểm soát số lượng giấy phép và tránh cấp quyền vượt quá nhu cầu.
Tuy nhiên, tối ưu chi phí không có nghĩa là hạn chế quyền sử dụng đến mức nhân viên không thể hoàn thành công việc. Giấy phép cần được lựa chọn dựa trên sự phù hợp giữa chi phí và yêu cầu vận hành.
7. NOS ERP Consulting – Tư vấn phân quyền và tối ưu giấy phép Odoo
Phân quyền người dùng là một phần quan trọng trong quá trình triển khai ERP. Nếu thiết kế không phù hợp, doanh nghiệp có thể gặp tình trạng nhân viên thiếu quyền xử lý công việc hoặc được cấp quyền vượt quá nhu cầu.
NOS ERP Consulting hỗ trợ doanh nghiệp rà soát cơ cấu nhân sự, quy trình sử dụng và nhu cầu truy cập hệ thống để xây dựng phương án phân quyền phù hợp.
- Mỗi vị trí cần sử dụng những chức năng nào?
- Những nhân sự nào cần tài khoản đầy đủ và những ai có thể sử dụng Light User?
- Làm thế nào để cân bằng giữa chi phí giấy phép và hiệu quả vận hành?
- Một hệ thống ERP hiệu quả không chỉ cần đúng quy trình mà còn cần đúng quyền sử dụng cho từng người.
Liên hệ NOS ERP Consulting để được tư vấn đánh giá nhu cầu sử dụng và phương án phân quyền Odoo phù hợp với doanh nghiệp.
DOANH NGHIỆP ĐANG GẶP KHÓ KHĂN TRONG QUẢN LÝ TỔNG THỂ
Liên Hệ NOS Ngay Để Được Tư Vấn Giải Pháp Tối Ưu Và Linh Hoạt Cho Doanh Nghiệp Nhé!