Với một doanh nghiệp xuất nhập khẩu, một ngày chậm thông quan là một ngày dòng tiền của doanh nghiệp bị đóng băng ngay trong chính lô hàng đó. Khi quy trình xuất nhập khẩu còn vận hành thủ công, rời rạc giữa các bộ phận, rủi ro chậm thông quan gần như luôn hiện hữu. Bài viết này sẽ phân tích cụ thể một ngày chậm thông quan khiến doanh nghiệp mất bao nhiêu tiền, vì sao tình trạng này vẫn phổ biến tại Việt Nam, và quản trị doanh nghiệp bằng ERP có thể giải quyết vấn đề này như thế nào.
1. Chậm thông quan là gì và vì sao đây là rủi ro của mọi doanh nghiệp xuất nhập khẩu
Thông quan là bước mà hải quan xác nhận hoàn tất thủ tục để hàng hóa được phép xuất khẩu hoặc nhập khẩu qua biên giới. Chậm thông quan xảy ra khi lô hàng chưa được hải quan chấp nhận đúng thời hạn dự kiến, do hồ sơ chưa hợp lệ, thiếu giấy phép chuyên ngành, hoặc sai lệch thông tin giữa các chứng từ khai báo.
Theo Tổng cục Hải quan, thời gian thông quan trung bình đối với hàng nhập khẩu năm 2022 là khoảng 36 giờ 14 phút, còn hàng xuất khẩu là khoảng 2 giờ 43 phút. Tuy nhiên, đây chỉ là mức trung bình của các lô hàng thông quan suôn sẻ. Trên thực tế, nếu tính từ thời điểm hàng đến cảng cho đến khi hàng thực sự rời khỏi cảng, tổng thời gian trung bình lên tới khoảng 5 ngày rưỡi. Khoảng cách giữa hai con số này chính là nơi ẩn chứa phần lớn rủi ro chậm trễ mà doanh nghiệp phải gánh, từ khâu chuẩn bị chứng từ, xếp lịch kiểm hóa, đến khâu điều phối lấy hàng ra khỏi cảng.
Nói cách khác, chậm thông quan hiếm khi là lỗi của riêng cơ quan hải quan. Phần lớn xuất phát từ chính nội bộ doanh nghiệp: dữ liệu đơn hàng, chứng từ và tồn kho không được cập nhật đồng bộ giữa bộ phận mua hàng, kế toán và xuất nhập khẩu, khiến sai sót chỉ được phát hiện khi hàng đã đến cảng và không còn nhiều thời gian để xử lý.
2. Những nguyên nhân phổ biến khiến hàng bị giữ lại ở cảng
Trong thực tế vận hành của các doanh nghiệp thương mại, một số nguyên nhân lặp đi lặp lại thường dẫn đến chậm thông quan:
- Bộ chứng từ (invoice, packing list, vận đơn, C/O) không khớp số liệu do được nhiều người ở nhiều bộ phận nhập liệu thủ công trên các file rời rạc
- Lô hàng bị phân luồng vàng hoặc đỏ, nhưng doanh nghiệp không có hệ thống cảnh báo sớm để chuẩn bị hồ sơ bổ sung kịp thời
- Doanh nghiệp thiếu giấy phép chuyên ngành hoặc kiểm tra chất lượng do bộ phận mua hàng và bộ phận xuất nhập khẩu không chia sẻ thông tin về mặt hàng ngay từ khi đặt đơn với nhà cung cấp
- Khi có thay đổi về lịch tàu hoặc số lượng hàng, thông tin không được cập nhật kịp thời cho tất cả các bên liên quan, tạo ra hiệu ứng dây chuyền làm chậm cả chuỗi xử lý
3. Một ngày chậm thông quan, doanh nghiệp mất bao nhiêu tiền
Thiệt hại từ một ngày chậm thông quan không chỉ nằm ở một khoản phí duy nhất, mà còn là tổng hợp của nhiều lớp chi phí cùng phát sinh song song.
3.1 Chi phí lưu container, lưu bãi tính theo ngày và tăng lũy tiến
Khi container chưa được lấy ra khỏi cảng đúng thời hạn miễn phí, doanh nghiệp phải chịu đồng thời ba loại phí: phí lưu container tại bãi do hãng tàu thu (Demurrage), phí lưu bãi do cảng vụ thu trực tiếp (Storage charge), và phí lưu container tại kho riêng nếu container đã ra khỏi cảng nhưng chưa trả đúng hạn (Detention). Thời gian miễn phí tiêu chuẩn tại các cảng Việt Nam thường chỉ khoảng 5 đến 7 ngày kể từ khi container được dỡ khỏi tàu, và các mức phí này đều được tính theo nguyên tắc lũy tiến, nghĩa là càng chậm, càng nhiều ngày thì đơn giá mỗi ngày càng cao chứ không cố định.
3.2 Chi phí cơ hội từ đơn hàng trễ và uy tín bị ảnh hưởng
Chậm thông quan kéo theo chậm giao hàng cho khách và hậu quả không dừng lại ở một đơn hàng. Với các doanh nghiệp phân phối và sản xuất, một lô hàng nguyên liệu bị giữ ở cảng có thể làm gián đoạn cả kế hoạch sản xuất phía sau, ảnh hưởng đến những đơn hàng lớn đã cam kết thời gian giao cho khách. Với các đơn hàng xuất khẩu, việc giao trễ cho đối tác quốc tế có thể ảnh hưởng đến các điều khoản thanh toán, thậm chí phát sinh phạt hợp đồng nếu thời hạn giao hàng được quy định rõ trong thỏa thuận thương mại.
3.3 Chi phí ẩn về nhân sự và dòng tiền bị động
Mỗi khi có lô hàng bị giữ ở cảng, nhân sự phụ trách xuất nhập khẩu, kế toán và kho phải dừng công việc thường ngày để tập trung xử lý vấn đề, liên hệ với hãng tàu, bổ sung chứng từ, và giải trình với các bộ phận liên quan. Đây là chi phí thời gian không hiện trên bất kỳ hóa đơn nào, nhưng lại là chi phí thực tế tính theo giờ công của cả một nhóm nhân sự. Đồng thời, giá trị hàng hóa nằm trong container đó là vốn của doanh nghiệp đang bị đóng băng, chưa thể bán ra hay đưa vào sản xuất, làm chậm cả vòng quay dòng tiền của doanh nghiệp trong tháng đó.
4. Quản trị doanh nghiệp bằng ERP giúp kiểm soát quy trình xuất nhập khẩu như thế nào
Một hệ thống ERP được triển khai đúng cách không chỉ là phần mềm quản lý đơn hàng, mà còn là nền tảng giúp doanh nghiệp nhìn thấy và kiểm soát toàn bộ chuỗi vận hành xuất nhập khẩu trên cùng một luồng dữ liệu.
4.1 Đồng bộ dữ liệu chứng từ, kho và kế toán trên cùng một hệ thống
Khi thông tin đơn hàng, chứng từ nhập khẩu và số liệu kế toán được cập nhật trên cùng một nền tảng, sai sót do nhập liệu trùng lặp hoặc thiếu đồng bộ giữa các bộ phận được giảm thiểu ngay từ đầu. Bộ phận xuất nhập khẩu có thể chuẩn bị hồ sơ chính xác hơn vì dữ liệu gốc từ đơn mua hàng và hợp đồng đã có sẵn trong hệ thống, không cần nhập lại thủ công.
4.2 Cảnh báo sớm rủi ro chậm trễ trước khi hàng đến cảng
Với dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực, doanh nghiệp có thể theo dõi tiến độ của từng lô hàng, từ lịch tàu, thời gian dự kiến cập cảng, cho đến tình trạng chứng từ đi kèm. Điều này giúp bộ phận liên quan chủ động chuẩn bị hồ sơ và xử lý các vấn đề tiềm ẩn trước khi hàng thực sự đến cảng, thay vì chỉ phát hiện vấn đề khi đã quá muộn để xử lý kịp thời hạn miễn phí lưu bãi.
4.3 Truy xuất minh bạch từng lô hàng và ra quyết định dựa trên số liệu thật
Khi toàn bộ quy trình mua hàng, vận chuyển, thông quan và ghi nhận kế toán được số hóa trên một hệ thống thống nhất, lãnh đạo doanh nghiệp có thể theo dõi tình trạng từng lô hàng và chi phí phát sinh theo thời gian thực, thay vì phải tổng hợp thủ công từ nhiều nguồn khi đã quá trễ để can thiệp. Đây là nền tảng để doanh nghiệp ra quyết định dựa trên số liệu thật, thay vì dựa vào phản xạ và kinh nghiệm cá nhân của từng nhân sự phụ trách.
>>> Tìm hiểu thêm: ERP giúp doanh nghiệp tối ưu hệ thống như thế nào?
5. Doanh nghiệp xuất nhập khẩu nên bắt đầu từ đâu để giảm rủi ro chậm thông quan
Trước khi nghĩ đến việc đầu tư vào một hệ thống ERP toàn diện, doanh nghiệp xuất nhập khẩu có thể bắt đầu bằng việc rà soát lại quy trình xuất nhập khẩu hiện tại của mình. Việc đầu tiên cần làm là xác định rõ những điểm nghẽn đang lặp lại nhiều lần nhất, chẳng hạn như chứng từ thường sai ở khâu nào, bộ phận nào đang giữ thông tin mà các bộ phận khác không tiếp cận được, và những lô hàng nào từng bị chậm thông quan trong quá khứ có điểm chung gì về quy trình xử lý.
Sau khi xác định được gốc rễ của vấn đề, doanh nghiệp mới nên tính đến việc chuẩn hóa quy trình quản trị trước, rồi mới lựa chọn công nghệ phù hợp để số hóa quy trình đó, thay vì triển khai công nghệ trước và cố gắng ép quy trình cũ vào một hệ thống mới.
6. NOS ERP Consulting đồng hành cùng doanh nghiệp xuất nhập khẩu Việt Nam chuẩn hóa quy trình trước khi triển khai ERP
NOS ERP Consulting đồng hành cùng các doanh nghiệp tại Việt Nam trong suốt quá trình chuyển đổi số, giúp họ sử dụng hệ thống ERP để quản lý vận hành hiệu quả và năng suất hơn qua việc lắng nghe và đưa ra giải pháp tùy chỉnh theo nhu cầu riêng của từng doanh nghiệp.
Là đơn vị tư vấn và triển khai Odoo ERP dành cho doanh nghiệp Việt Nam đang tăng trưởng, NOS tập trung vào chuẩn hóa quy trình quản trị trước khi triển khai công nghệ, nhằm giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả và phát triển bền vững.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn trong việc kiểm soát quy trình xuất nhập khẩu, thường xuyên đối mặt với rủi ro chậm thông quan hoặc dữ liệu rời rạc giữa các bộ phận, đội ngũ NOS sẵn sàng đồng hành cùng bạn khảo sát hiện trạng và tư vấn lộ trình quản trị doanh nghiệp bằng ERP phù hợp nhất với quy mô và ngành nghề thực tế.