Quản lý đơn hàng là một trong những yếu tố quan trọng giúp cửa hàng kinh doanh nhỏ vận hành trơn tru, tối ưu dòng tiền và tạo trải nghiệm tốt cho khách hàng.
Tuy nhiên, không phải cửa hàng nào cũng có điều kiện đầu tư vào phần mềm tự động hóa. Do đó, quản lý đơn hàng thủ công bằng sổ sách, Excel hoặc Google Sheets vẫn là lựa chọn phổ biến nhờ chi phí thấp và dễ triển khai.
Nếu được tổ chức bài bản, cách quản lý này vẫn có thể hoạt động hiệu quả. Tuy nhiên, nếu không kiểm soát tốt, cửa hàng sẽ dễ gặp tình trạng bỏ sót đơn, giao nhầm hàng, mất nhiều thời gian xử lý, tồn kho không chính xác.
Dưới đây là 5 bước quản lý đơn hàng thủ công hiệu quả, giúp chủ cửa hàng duy trì quy trình bán hàng ổn định mà không cần phần mềm đắt tiền.
1. Chuẩn Hóa Quy Trình Tiếp Nhận & Ghi Nhận Đơn Hàng
Vấn Đề Khi Không Chuẩn Hóa
- Đơn hàng đến từ nhiều kênh khác nhau như Facebook, Zalo, Shopee, nhưng không được ghi nhận ngay.
- Ghi chép bằng tay hoặc file rời rạc, dễ nhầm lẫn khi tổng hợp.
- Thiếu mã đơn hàng riêng, gây khó khăn khi tra cứu hoặc kiểm tra trạng thái.
Đọc thêm: Tự Động Hóa - Xu Hướng Quản Trị Doanh Nghiệp
Cách Quản Lý Đơn Hàng Hiệu Quả
- Ghi nhận đơn hàng ngay khi khách đặt, không để dồn cuối ngày mới nhập liệu.
- Sử dụng bảng theo dõi đơn hàng trên Excel hoặc Google Sheets với các cột quan trọng:
⬇️ Tải về file quản lý đơn hàng MIỄN PHÍ
- Sử dụng mã đơn hàng riêng để dễ tra cứu và xử lý.
- Lưu thông tin khách hàng, giúp chăm sóc và hỗ trợ sau bán hàng.
- Cập nhật trạng thái đơn hàng ngay khi có thay đổi, tránh sai sót hoặc bỏ sót đơn hàng.
- Khi quy trình ghi nhận đơn hàng rõ ràng, chủ cửa hàng có thể dễ dàng theo dõi, giảm thiểu nhầm lẫn và nâng cao trải nghiệm khách hàng.
2. Xác Nhận Đơn Hàng & Kiểm Soát Sai Sót Trước Khi Giao
Vấn Đề Khi Không Kiểm Tra Đơn
- Giao sai sản phẩm, sai kích cỡ hoặc màu sắc do không kiểm tra trước.
- Hết hàng nhưng vẫn nhận đơn, khiến khách phải chờ lâu hoặc hủy đơn.
- Nhân viên nhầm lẫn giữa các đơn, dẫn đến chậm trễ hoặc bỏ sót đơn hàng.
Cách Kiểm Soát Đơn Hàng Trước Khi Giao
- Xác nhận lại đơn hàng qua điện thoại hoặc tin nhắn nếu đơn hàng có giá trị cao.
- Kiểm tra hàng tồn kho trước khi chốt đơn, tránh nhận đơn hàng khi đã hết sản phẩm.
- In phiếu đóng gói kèm theo đơn hàng để nhân viên có thể đối chiếu chính xác.
- Việc xác nhận đơn hàng giúp hạn chế sai sót, giảm tỷ lệ đơn bị hủy và nâng cao sự chuyên nghiệp trong quy trình bán hàng.
3. Quản Lý Tồn Kho Chặt Chẽ Để Tránh Thiếu Hàng
Tại Sao Kiểm Soát Tồn Kho Quan Trọng?
- Không nắm rõ tồn kho dẫn đến tình trạng bán hàng khi đã hết sản phẩm.
- Nhập hàng không có kế hoạch, gây dư thừa hoặc thiếu hụt hàng hóa.
- Không kiểm soát tốt việc thất thoát hàng trong quá trình lưu kho.
- Cách Kiểm Soát Hàng Tồn Kho Bằng Excel/Google Sheets
⬇️ Tải về bảng quản lý tồn kho MIỄN PHÍ chi tiết
- Cập nhật số lượng tồn kho sau mỗi đơn hàng.
- Đặt ngưỡng tối thiểu để nhập hàng kịp thời, tránh tình trạng hết hàng đột ngột.
- Quản lý tồn kho hiệu quả giúp cửa hàng chủ động nhập hàng, tránh tình trạng mất khách vì thiếu sản phẩm hoặc tồn kho dư thừa gây lãng phí vốn.
4. Theo Dõi Trạng Thái Đơn Hàng Để Tăng Trải Nghiệm Khách Hàng
Vấn Đề Khi Không Theo Dõi Trạng Thái Đơn Hàng
- Khách hàng liên tục hỏi "Hàng của tôi đâu?" vì không có thông báo về trạng thái đơn hàng.
- Nhầm lẫn giữa đơn hàng đang xử lý và đơn đã giao
Cách Quản Lý Trạng Thái Đơn Hàng
- Gửi tin nhắn cập nhật trạng thái đơn hàng cho khách nếu có thể.
- Việc theo dõi trạng thái giúp tăng sự chuyên nghiệp, nâng cao trải nghiệm khách hàng và giảm tình trạng khách liên tục nhắn tin hỏi về đơn hàng.
5. Định Kỳ Kiểm Tra & Cải Thiện Quy Trình Quản Lý Đơn Hàng
- Hàng tháng tổng hợp số liệu đơn hàng, đánh giá hiệu quả hoạt động.
- Xác định lỗi thường gặp như giao hàng trễ, sai sản phẩm, tồn kho sai.
- Cải thiện quy trình để tiết kiệm thời gian xử lý đơn hàng.
Bạn Có Đang Mất Hơn 2 Giờ/Ngày Để Xử Lý Đơn Hàng?
Bạn có đang gặp phải những vấn đề này?
- Mất hơn 2 giờ/ngày nhập liệu đơn hàng, kiểm tra tồn kho bằng tay.
- Đơn hàng bị sai sót, giao nhầm sản phẩm, khách hàng liên tục phàn nàn.
- Không theo dõi được trạng thái đơn hàng, khách liên tục hỏi "Hàng của tôi đâu?".
-> Chỉ trong 100 ngày triển khai, NOS ERP giúp cửa hàng của bạn thay đổi hoàn toàn:
- Đơn hàng được xử lý tự động, giảm 70% thời gian nhập liệu.
- Hàng tồn kho được cập nhật theo thời gian thực, không còn tình trạng thiếu hàng đột ngột.
- Khách hàng nhận thông báo tự động về trạng thái đơn hàng, tăng sự chuyên nghiệp.
- Nếu bạn muốn quản lý đơn hàng nhanh hơn, chính xác hơn mà không mất nhiều công sức, đã đến lúc bạn cần một giải pháp tối ưu hơn.
Bạn Đang Tìm Kiếm Giải Pháp Quản Lý Doanh Nghiệp Hiệu Quả?
Liên hệ NOS ngay để nhận DEMO 1-1 MIỄN PHÍ phần mềm quản lý!