Lập hóa đơn dựa trên số lượng giao hoặc đặt đơn hàng
Các chính sách kinh doanh khác nhau có thể yêu cầu các tùy chọn khác nhau để lập hóa đơn:
Chính sách lập hóa đơn những gì được đặt hàng (Invoice what is ordered) được sử dụng làm chế độ mặc định (default mode) trong phân hệ bán hàng (Sales) Odoo. Như vậy, khách hàng sẽ được lập hóa đơn ngay sau khi đơn đặt hàng được xác nhận.
Chính sách lập hóa đơn những gì được giao (Invoice what is delivered) sẽ lập hóa đơn cho khách hàng sau khi việc giao hàng được hoàn tất. Quy tắc này thích hợp áp dụng cho các doanh nghiệp bán nguyên liệu, chất lỏng hoặc thực phẩm với số lượng lớn. Trong những trường hợp này, số lượng có thể có sự chênh lệch so với lúc đặt hàng. Do đó, nên lập hóa đơn cho số lượng thực sự được giao.
Các tùy chọn lập hóa đơn khác nhau của Odoo cho phép bạn linh hoạt hơn. Vì vậy, bạn cần biết chính xác cách lập hóa đơn cho khách hàng của mình trong các trường hợp khác nhau.
Kích hoạt tính năng
Đi tới Bán hàng (Sales) > Cấu hình (Configuration) > Cài đặt (Settings) và trong Chính sách lập hóa đơn (Invoicing policy), hãy chọn chính sách bạn muốn áp dụng.
Quan trọng
Nếu bạn chọn chính sách lập hóa đơn những gì được giao, bạn sẽ không thể kích hoạt tính năng Hóa đơn tự động (Automatic invoice), tính năng này sẽ tự động tạo hóa đơn khi thanh toán trực tuyến được xác nhận.
Chọn chính sách lập hóa đơn trên biểu mẫu sản phẩm
Từ bất kỳ trang sản phẩm nào, trong tab Bán hàng (Sales), bạn sẽ tìm thấy chính sách lập hóa đơn. Tại đây, bạn có thể thay đổi theo cách thủ công.
Ảnh hưởng đến lưu lượng bán hàng
Trong phân hệ Bán hàng (Sales), quy trình bán hàng cơ bản sẽ là tạo báo giá => gửi cho khách hàng của bạn => chờ xác nhận => xác nhận đơn đặt hàng => tạo hóa đơn.
Lập hóa đơn cho những gì được đặt hàng : Không ảnh hưởng đến quy trình bán hàng cơ bản này. Như vậy, bạn có thể lập hóa đơn ngay sau khi việc bán hàng được xác nhận.
Lập hóa đơn những gì được giao : Tác động nhỏ đến quy trình bán hàng vì bạn sẽ phải nhập số lượng đã giao theo cách thủ công trên đơn đặt hàng hoặc cài đặt Phân hệ kho hàng (Inventory App) để xác nhận số lượng đã giao trước khi tạo hóa đơn bằng Phân hệ bán hàng (Sales App). Nếu bạn cố gắng tạo hóa đơn mà không xác thực số lượng đã giao, bạn sẽ nhận được thông báo lỗi như bên dưới.
Ghi chú
Sau khi báo giá được xác nhận và chuyển trạng thái từ Báo giá được gửi (Quotation sent) sang Đơn đặt hàng (Sales order), bạn có thể xem số lượng đã giao và lập hóa đơn trực tiếp từ đơn đặt hàng của bạn (điều này đúng cho cả hai quy tắc).
Odoo sẽ tự động thêm số lượng vào hóa đơn (ngay cả khi đó là giao hàng từng phần).
Cuối cùng, để tạo hóa đơn, bạn sẽ có các khả năng khác nhau: hóa đơn thông thường hoặc thanh toán trước (phần trăm hoặc số tiền cố định).
Quan trọng
Bạn cần xem qua về Yêu cầu thanh toán trước, để thành thạo tính năng đặc biệt này.