Kiểm soát thời hạn thanh toán hóa đơn của nhà cung cấp

Với Odoo, bạn có thể xác định cách kiểm soát các hóa đơn của nhà cung cấp. Đối với mỗi đơn đặt hàng, bạn có thể quyết định thời điểm thanh toán hóa đơn của nhà cung cấp liên quan: trước hoặc sau khi bạn nhận được sản phẩm của mình. Bạn cũng có thể kiểm tra nhanh trạng thái thanh toán của mỗi đơn đặt hàng.

Với tính năng đối sánh 3 chiều, Odoo so sánh thông tin xuất hiện trên Đơn mua hàng (Purchase Order), Hóa đơn của nhà cung cấp (Vendor Bill) và Biên lai (Receipt), đồng thời cũng cho bạn biết liệu bạn có nên thanh toán hóa đơn hay không. Thông qua đó, bạn có thể tránh thanh toán các hóa đơn không chính xác hoặc gian lận của nhà cung cấp.

Chính sách kiểm soát mặc định của nhà cung cấp lập hóa đơn 

Bước đầu tiên, hãy mở phân hệ Mua hàng (Purchase) > Cấu hình (Configuration) > Cài đặt (Settings) để đặt chính sách kiểm soát hóa đơn mặc định cho tất cả các sản phẩm được tạo trở đi.

Bằng cách chọn Trên số lượng đã đặt hàng (On ordered quantities), bạn có thể tạo hóa đơn của nhà cung cấp ngay sau khi xác nhận đơn đặt hàng. Số lượng được đề cập trong đơn đặt hàng được sử dụng để tạo hối phiếu

Thay vào đó, nếu bạn chọn Số lượng đã nhận (On received quantities), bạn chỉ có thể tạo hóa đơn trong trường hợp đã nhận được một số sản phẩm đã đặt. Số lượng bạn đã nhận được sử dụng để tạo hóa đơn hối phiếu. Nếu bạn cố gắng tạo một thanh toán mà không nhận được bất kỳ sản phẩm nào, bạn sẽ nhận được thông báo lỗi.

Thay đổi chính sách kiểm soát của một sản phẩm cụ thể 

Nếu bạn muốn sửa đổi chính sách kiểm soát của một sản phẩm cụ thể, hãy chuyển đến Sản phẩm (Product) > Sản phẩm (Product) > Mở một sản phẩm bất kỳ > nhấp vào Chỉnh sửa (Edit) > chuyển đến tab Mua hàng (Purchase). Tại đó, bạn có thể thay đổi chính sách kiểm soát hóa đơn mặc định của sản phẩm.

Xem trạng thái thanh toán của đơn đặt hàng 

Khi bạn xác nhận một đơn đặt hàng, bạn có thể xem Trạng thái Thanh toán (Billing Status) của nó bằng cách chuyển đến tab Thông tin Khác (Other Information)

Dưới đây, bạn có thể tìm thấy danh sách các Trạng thái thanh toán (Billing Status) khác nhau và khi nào chúng được hiển thị, tùy thuộc vào chính sách kiểm soát hóa đơn của sản phẩm.

Tình trạng thanh toán	Các điều kiện
	Trên số lượng nhận được	Theo số lượng đặt hàng
Không có gì cho bill	PO đã xác nhận; không nhận được sản phẩm	(Không áp dụng)
Hóa đơn chờ đợi	Tất cả / một số sản phẩm nhận được; hóa đơn không được tạo	PO đã xác nhận
Thanh toán đầy đủ	Tất cả / một số sản phẩm nhận được; dự thảo hóa đơn được tạo	Dự thảo hóa đơn đã được tạo

Xác định thời điểm thanh toán với đối chiếu 3 chiều 

Đầu tiên, vào Cấu hình (Configuration) > Cài đặt (Settings) > kích hoạt tính năng khớp 3 chiều (3-way matching)

Ghi chú
Đối chiếu 3 chiều nhằm mục đích hoạt động với chính sách kiểm soát hóa đơn được đặt thành Theo số lượng đã nhận (On received quantities)

Khi nào nên thanh toán hóa đơn của nhà cung cấp 

Với tính năng được kích hoạt, hóa đơn của nhà cung cấp của bạn hiện hiển thị trường Nên được thanh toán (Should Be Paid) trong tab Thông tin khác (Other info).

Vì bạn không thể tạo hóa đơn cho đến khi bạn nhận được sản phẩm của mình. Trong trường hợp chưa nhận được tất cả sản phẩm, hệ thống Odoo sẽ chỉ đưa những sản phẩm bạn đã nhận trong hóa đơn nháp. Và trạng thái Nên thanh toán (Should Be Paid) hiển thị Yes khi bạn tạo một hóa đơn mới 

Nếu bạn chỉnh sửa hóa đơn nháp để tăng số lượng được lập hóa đơn, thay đổi giá hoặc thêm các sản phẩm khác, trạng thái Nên Thanh toán (Should Be Paid) được đặt thành Ngoại lệ (Exception). Điều đó có nghĩa là Odoo nhận thấy sự khác biệt, nhưng bạn có thể có lý do chính đáng để làm như vậy.

Khi khoản thanh toán đã được đăng ký và đề cập đến Phải trả tiền (Paid), trạng thái Nên trả tiền (Should Be Paid) được đặt thành Không (No).

Mẹo 
Trạng thái Nên Trả tiền (Should Be Paid) được đặt tự động bởi Odoo. Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi trạng thái theo cách thủ công khi bạn đang xem hóa đơn ở chế độ chỉnh sửa.