Chương 1: Các thuật ngữ thường dùng trong Trello
Trello là một trong những phần mềm quản trị công việc hàng đầu thế giới, giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ hoạt động chỉ qua vài thao tác đơn giản. Hãy cùng tìm hiểu các thuật ngữ thường dùng khi sử dụng Trello và khám phá các tính năng độc đáo của nền tảng quản lý công việc vượt trội này.
Trello là gì?
Trello là công cụ quản lý công việc một cách trực quan, giúp đội ngũ lên kế hoạch, quản lý và công tác mượt mà, hiệu quả theo nhu cầu.
Dù là bất cứ dự án, kế hoạch hoặc nhu cầu vận hành nào, doanh nghiệp đều có thể tận dụng các tính năng của Trello để tiến hành xử lý, theo dõi và đánh giá tiến độ công việc. Trello giúp quy trình làm việc nhóm được tinh gọn, đơn giản hơn. Tuy nhiên, không vì vậy mà Trello thiếu đi tính hiệu quả, dù là với dự án quy mô cực lớn.
Hãy cùng điểm qua một số điểm bạn cần biết về Trello:
Không gian làm việc là gì?
Không gian làm việc là nơi tập hợp và quản lý tất cả các Bảng tạo ra, cũng như quản lý các thành viên có thể tham gia vào Bảng. Với phiên bản Trello miễn phí, người dùng có thể tạo tối đa 10 Bảng trong một Không gian làm việc. Tuy nhiên, hiện tại phiên bản Trello miễn phí vẫn không giới hạn số lượng Không gian làm việc tối đa.
Bảng trong Trello là gì?
Bảng đại diện cho nơi lưu giữ và quản lý thông tin của doanh nghiệp, hãy tưởng tượng bảng trong Trello như một tấm bảng trắng ở đời thực, trên đó người dùng có thể đính các thẻ thông tin, nhóm các thẻ theo chủ đề,...
Dù là bạn đang lên kế hoạch để khởi chạy một trang web mới, lên kế hoạch cho buổi tiệc công ty hay theo dõi tiến độ bán hàng, bạn luôn có thể tổng hợp toàn bộ thông tin và tiến độ trên Bảng của Trello đến từng chi tiết nhỏ, và quan trọng hơn hết, việc chia sẻ thông tin trên Bảng cho người khác cũng vô cùng dễ dàng.
Danh sách là gì?
Danh sách là nơi chứa các thẻ theo dạng cột, mỗi thẻ tương ứng với một công việc nhỏ được chỉ định cho ai đó, hoặc một thông tin cần theo dõi. Danh sách có thể dùng để tổng hợp các thông tin liên quan theo từng chủ đề hoặc dùng để quản lý các công việc theo tiến độ đề ra.
Người dùng có thể kéo thả các thẻ công việc này qua từng cột để tiện theo dõi theo quy trình từ lúc bắt đầu đến khi kết thúc. Trello không giới hạn số lượng Danh sách (cột), và người dùng có thể thêm, xóa, sửa tên theo bất cứ cách nào mình muốn.
Thẻ là gì?
Thẻ là đơn vị chứa thông tin nhỏ nhất, nhưng lại chi tiết nhất trên Trello. Thẻ được sử dụng để hiển thị một công việc, một ý tưởng, hoặc một thông tin bất kỳ. Thẻ có thể biểu thị cho một công việc cần phải hoàn thành sớm, một tiêu đề bài viết cần soạn thảo, hoặc một thông tin quan trọng cần lưu trữ, chính sách công ty, lịch trình du lịch,...
Người dùng có thể linh hoạt sử dụng các thẻ này để quản lý thông tin, chỉ cần đặt một tên gọi dễ nhớ , ví dụ như “Tuyển dụng nhân sự tháng 5” hoặc “Bài viết cho Fanpage và Twitter”
Một thẻ có thể chứa rất nhiều thông tin quan trọng như thời hạn công việc, các tệp đính kèm, nhân sự phụ trách công việc, danh sách đầu việc chi tiết, hình ảnh và nhãn dán phân loại, …
Việc phân loại và quản lý thẻ cũng vô cùng đơn giản, thông qua việc kéo thả các thẻ này vào đúng Danh sách cần thiết, người dùng dễ dàng nắm bắt tình trạng công việc chỉ thông qua việc nhìn vào giao diện tổng quản.
Menu của một Bảng gồm có những gì?
Phía bên phải của Bảng Trello là phần menu tùy chỉnh, là trung tâm quản lý của Bảng. Với Menu này, người dùng có thể quản lý các phân quyền cho thành viên tham gia, tùy chỉnh cấu hình, tìm kiếm các thẻ thông tin, bật chế độ Power-aps, chạy các lệnh tự động.
Ngoài ra, bạn còn có thể mở thêm các hoạt động khác bao gồm cả xem lại các thẻ đã lưu trữ, thay đổi ảnh nền của Bảng, thêm các nhãn dán…
Đây là những thuật ngữ thường xuyên sử dụng nhất trên Trello, đi kèm với các tính năng hữu ích cho người dùng. Khi đã nắm qua các thông tin này, hãy nhìn lại các hoạt động mà bạn và đội ngũ bạn cần quản lý, và cùng tiến hành tạo dự án đầu tiên trên Trello.