Ngoài những yếu tố lãng phí hiện hữu doanh nghiệp có thể nhận ra nhanh chóng và tìm cách tiết kiệm như: máy móc, nhân sự, nguyên vật liệu, cơ sở vật chất,... Thực tế, lãng phí trong doanh nghiệp còn ở phạm vi rộng hơn và “ẩn mình” nếu nhà quản trị không có hệ thống kiểm soát sẽ khó nhận thấy và thống kê được.
Để tạo ra lợi nhuận nhiều hơn, bền vững hơn, doanh nghiệp cần có phương án nhận biết và khắc phục 8 lãng phí doanh nghiệp gọi tắt là DOWNTIME, bao gồm: Defects, Overproduction, Waiting, Non-used talent, Transport, Inventory, Motion và Excess processing.
Để tìm hiểu chi tiết hơn, mời bạn tìm hiểu thêm thông tin bên dưới.
Lãng phí là gì?
Trước khi đi sâu hơn và các loại lãng phí, doanh nghiệp cần hiểu rõ khái niệm về “lãng phí”. Trong doanh nghiệp hoặc sản xuất, lãng phí được định nghĩa là bất kỳ hoạt động nào không mang lại giá trị gia tăng cho doanh nghiệp. Hay có thể hiểu, lãng phí là bất kỳ quá trình nào mà khách hàng không muốn trả tiền.
Vì vậy, bạn cần nhận ra 8 loại lãng phí trong doanh nghiệp và tối ưu hóa các bước của quy trình, loại bỏ dần các loại lãng phí và nâng cao năng suất ở mỗi giai đoạn làm việc và sản xuất.
8 lãng phí trong doanh nghiệp
Lãng phí 1. Sản phẩm bị lỗi
Khi sản phẩm không đủ tiêu chuẩn chất lượng được đặt ra hoặc sản phẩm tồn kho lâu ngày bị hư hỏng, lỗi thời. Điều này thường dẫn đến việc sẽ chỉnh sửa, làm lại hoặc loại bỏ hẳn sản phẩm. Cả hai phương án đều lãng phí vì cần tăng thêm chi phí để xử lý các hoạt động đó mà không mang lại bất kỳ giá trị nào.
Nguyên nhân dẫn đến lãng phí khi sản phẩm bị lỗi có thể do yếu tố con người hoặc máy móc thiếu sự ổn định. Tuy không thể loại bỏ hoàn toàn, nhưng doanh nghiệp có thể hạn chế bằng 4 biện pháp sau:
- Tìm ra điểm lỗi thường gặp nhất và tập trung khắc phục
- Thiết kế lại quy trình có thể phát hiện những bất thường và không bỏ qua bất kỳ sản phẩm lỗi nào trong quá trình làm việc hoặc sản xuất.
- Thiết kế lại quy trình hạn chế đến mức thấp nhất những sai sót
- Cuối cùng, bạn cần chuẩn hóa các công việc để đảm bảo một quy trình sản xuất nhất quán, tránh những sai sót
Lãng phí 2. Vận chuyển
Hiện nay, ở nhiều nhà xưởng thường bố trí theo chức năng và sản xuất, dẫn đến việc phải di chuyển qua nhiều khâu trong đa số các trường hợp. Việc đi lại lấy đồ, vận chuyển đồ quá nhiều của con người và thiết bị có thể dẫn đến sự hao mòn của công việc và dễ kiệt sức. Vì vậy, tại các xưởng sản xuất của doanh nghiệp, các nhà quản lý sẽ lên phương án bố trí máy móc, vị trí làm việc một cách thuận tiện nhằm hạn chế phát sinh việc lãng phí.
Ví dụ, bạn có thể bố trí sao cho thuận tiện những vật dụng có cùng nhóm hoặc cùng mục tiêu sử dụng chung một chỗ để thuận tiện cho một lần di chuyển..
Các phương án để giảm thiểu lãng phí do vận chuyển:
- Rà soát lại các công đoạn cần có sự vận chuyển/di chuyển, đo lường thời gian vận chuyển
- Trong văn phòng, những cá nhân, nhóm thường xuyên có sự tương tác nên được sắp xếp gần nhau. Trong nhà máy, cá nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất cần được đặt ở những vị trí thuận tiện để lấy
- Sắp xếp dây chuyền hoặc công đoạn sản xuất “cụm nhỏ” theo dạng chữ U
Lãng phí 3. Nguồn nhân sự
Đây là một loại lãng phí xảy ra ở rất nhiều doanh nghiệp Việt Nam. Lãng phí nhân sự được hiểu là doanh nghiệp không sử dụng hết trí óc, khả năng sáng tạo và kinh nghiệp của người lao động. Điều này sẽ dẫn đến chất lượng sản phẩm kém, tốc độ thay thế nhân sự cao, nhân viên vắng mặt thường xuyên hoặc nhân viên dễ dàng thỏa mãn với công việc
Biểu hiện của sự lãng phí này có thể nhìn thấy trong văn phòng khi nhân viên không được đào tạo chuyên môn đầy đủ, không có sự phản hồi công việc lẫn nhau. Đối với sản xuất, sự lãng phí có nhận nhận ra khi nhân viên được đào tạo kém, không biết cách vận hành hiệu quả các máy móc, thiết bị và không được tạo điều kiện, thử thách để sáng tạo.
- Các cách thức để hạn chế việc lãng phí nguồn lực nhân sự, tối ưu hóa năng lực làm việc của nhân viên:
- Tạo môi trường để nhân viên phát huy hết khả năng, kinh nghiệm của họ cống hiến cho công ty
- Giao đúng việc - đúng người
- Có chính sách và khối lượng công việc cho từng vị trí, tuyển dụng đủ, tránh việc tuyển dư nhân sự không giao việc cho họ làm.
- Có kế hoạch và chương trình đào tạo nhân viên liên tục để nâng cao kiến thức và tay nghề của nhân viên
Lãng phí 4. Quy trình
Rất nhiều quy trình làm việc tại một số bộ phận hoặc doanh nghiệp hiện nay chưa hợp lý hoặc thuận tiện cho người lao động. Điều này không những làm lãng phí năng lực làm việc của nhân viên mà còn tạo cơ hội cho những sản phẩm lỗi càng nhiều. Nguyên nhân của loại lãng phí này là do hạn chế về công nghệ, thiết kế chưa thích hợp đến nhịp sản xuất chưa khớp giữa các bộ phận. Đây là loại lãng phí nghiêm trọng dẫn đến các loại lãng phí khác.
Để hạn chế việc này, doanh nghiệp có thể thực hiện các cách sau:
- Xem xét lại các hoạt động của từng bộ phận, nhận thức rõ vấn đề và thiết kế lại quy trình chuẩn, đo lường và cải thiện liên tục nhằm chuẩn hóa
- Xác định rõ mục đích và nhiệm vụ của từng khâu, sau đó loại bỏ những quy trình không cần thiết
- Áp dụng công nghệ để chuyển sang tự động hóa hoặc bán tự động hóa quy trình.
Lãng phí 5. Thời gian
Lãng phí thời gian chính là sự chờ đợi trong quá trình làm việc gồm: Người chờ vật liệu hoặc thiết bị hoặc thiết bị nhàn rỗi.
Trong văn phòng, sự lãng phí thời gian có thể bao gồm việc đợi người khác trả lời mail, có tài liệu cần xem xét, cuộc họp kéo dài không mang lại hiệu quả,... Đối với sản xuất, lãng phí được biểu hiện ở việc chờ nguyên liệu đến, chờ đến khâu sản xuất, chờ hướng dẫn thích hợp để bắt đầu sản xuất hoặc thiết bị không đáp ứng đủ công suất sản xuất.
Một số biện pháp nhằm loại bỏ những loại lãng phí thời gian, giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn.
- Đưa ra các quy trình đảm bảo dòng chảy liên tục hoặc dòng đơn lẻ.
- Sử dụng các hướng dẫn công việc đã được tiêu chuẩn hóa để cân bằng khối lượng công việc.
- Tuyển dụng và đào tạo người lao động đa kỹ năng linh hoạt có thể nhanh chóng điều chỉnh theo nhu cầu công việc.
Lãng phí 6. Tồn kho
Tồn kho có thể là hàng thành phẩm, bán thành phẩm trong kho hoặc được đặt trên kệ, máy móc,... hoặc bất cứ nơi đâu trong xưởng. Tồn kho dư thừa có thể do mua quá nhiều, sản xuất nhiều hơn nhu cầu của khách hàng hoặc hàng sản xuất lỗi. Thế nhưng, hàng tồn kho không mang lại giá trị nào cho doanh nghiệp và khách hàng. Tuy nhiên lại mất nhiều chi phí khác như: chi phí lưu kho, chi phí chiếm dụng mặt bằng, chi phí quản lý và tồn động vốn…Vì vậy, việc kiểm soát và đưa số lượng hàng tồn về mức hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp tăng lợi nhuận.
Để loại bỏ loại lãng phí này, doanh nghiệp cần thực hiện các phương pháp:
- Thiết kế bố trí các thiết bị hoặc cụm sản xuất theo hình chữ U, Z, T dễ dàng quản lý
- Cân bằng sản xuất nhằm đồng bộ công suất giữa các công đoạn nhằm giảm tồn kho chỉnh lại dòng chảy sản xuất
- Phân tích các sản phẩm được thị trường ưa chuộng hoặc chưa phù hợp thị hiếu thị tiêu dùng để có kế hoạch điều chỉnh sản xuất với sản lượng phù hợp.
Lãng phí 7. Sản xuất dư thừa
Theo lý thuyết, các doanh nghiệp đều sẽ sản xuất dự phòng từ 5-7% số lượng trên đơn hàng hoặc sản xuất dư một số mặt hàng cơ bản để khi khách hàng đặt có thể giao ngay. Trong sản xuất, con số cũng như hình thức này khá an toàn.
Tuy nhiên, nếu không có biện pháp khống chế, thì đây sẽ là một gánh nặng về tài chính không nhỏ đối với doanh nghiệp. Nếu để số hàng dư vượt quá mức kiểm soát sẽ trở thành hàng tồn kho. Khi đó doanh nghiệp tiếp tục bị cuốn vào các loại lãng phí khác.
Bên cạnh đó, trong môi trường văn phòng, việc tạo thêm bản sao, tạo báo cáo không ai đọc hoặc khi nhân viên cung cấp nhiều thông tin hơn mức cần thiết hoặc cung cấp dịch vụ trước khi khách hàng sẵn sàng cũng là một loại lãng phí sản xuất
Để hạn chế việc này, doanh nghiệp có thể xem xét 2 biện pháp đối phó sau:
- Hiểu rõ nhu cầu của khách hàng và chỉ lên kế hoạch sản xuất những sản phẩm khách hàng muốn và cần
- Kiểm soát số lượng sản xuất dự phòng không vượt quá mức quy định cần thiết.
Lãng phí 8. Hoạt động
Đây là loại lãng phí thường gặp, doanh nghiệp cần nhận biết và có phương pháp hạn chế, tuy nhiên không nên quá khắt khe. Vì các động tác hoạt động của người lao động sẽ giúp họ thoải mái hơn trong quá trình ngồi làm việc.
Khi nhân viên dành quá nhiều thời gian để di chuyển lấy, tìm kiếm công cụ hay vật liệu, thông tin giữa các cá nhân và phòng ban là lúc bạn cần xem lại vấn đề.
Để kiểm soát được việc này, bạn có thể cải thiện, bố trí lại không gian làm việc hoặc thiết kế quy trình sản xuất chuẩn và thuận tiện để rút ngắn khoảng thời gian di chuyển.
Ngày nay, để hạn chế đến mức tối thiểu những loại lãng phí trên, nhiều doanh nghiệp đã tiến hành chuyển đổi số và chọn Odoo làm hệ thống quản lý doanh nghiệp, bởi những điểm độc đáo tích hợp hơn hàng trăm module đáp ứng mọi nhu cầu của doanh nghiệp ở từng ngành nghề.