Trước khi chọn lựa và triển khai một hệ thống ERP hoàn chỉnh cho doanh nghiệp của mình, một trong những chỉ số quan trọng cần tính toán chính là Tỉ suất hoàn vốn (ROI). Tuy nhiên để có thể tính toán và ước lượng chính xác ROI, doanh nghiệp trước hết cần nắm được toàn bộ các khoản chi phí cần thiết để triển khai và sử dụng hệ thống quản trị doanh nghiệp, hay còn được biết đến như chỉ số TCO.
Tổng chi phí sở hữu (TCO) là gì?
Tổng chi phí sở hữu, hay TCO (viết tắt từ Total Cost of Ownership) là toàn bộ các khoản chi phí ước lượng được (cả trực tiếp và gián tiếp) liên quan đến toàn bộ quá trình mua bán, chuẩn bị, vận hành của một sản phẩm hay khoản đầu tư.
Thông qua Tổng chi phí sở hữu, doanh nghiệp có thể nhìn thấy bức tranh tổng quan hơn về giá trị của sản phẩm trong suốt vòng đời sử dụng. Khi sử dụng TCO vào phân tích Tỷ suất lợi nhuận (ROI), doanh nghiệp có thể đưa ra nhiều quyết định chiến lược hơn khi đã hình dung rõ tỉ lệ giữa lợi ích và chi phí bỏ ra.
Yếu tố cấu thành nên Tổng chi phí sở hữu
Tổng chi phí sở hữu sẽ bao gồm tất cả các khoản chi phí trực tiếp, gián tiếp liên quan đến quá trình sở hữu sản phẩm, cũng như các khoản cần đầu tư thêm được ước lượng trong tương lai.
Lấy ví dụ về việc đầu tư một hệ thống máy chủ cho công ty (data center), chi phí trực tiếp chính là khoản phí cần thanh toán lần đầu, nhưng chi phí gián tiếp có thể bao gồm cả việc bảo trì trong những tình huống máy chủ bị hư hỏng, hệ thống hạ tầng và trang thiết bị bổ sung để lưu trữ máy chủ, …
Thực tế thì, TCO sẽ bao gồm cả chi phí từ lúc mua sản phẩm đến lúc ngừng sử dụng (ví dụ: thanh lý, hóa giá…)
Tổng chi phí sở hữu hệ thống ERP (ERP TCO) gồm những gì?
Việc triển khai một hệ thống ERP sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, cũng như tạo ra một lợi thế cạnh tranh lớn trong giai đoạn chuyển đổi số hiện tại.
Tổng chi phí sở hữu ERP bao gồm nhiều thành phần như chi phí bản quyền, phí tư vấn triển khai, phí bảo trì nâng cấp,…
Tuy nhiên, để chọn lựa và triển khai thành công một hệ thống ERP, doanh nghiệp cần phải cân nhắc khá nhiều yếu tố để có thể tính được chỉ số ERP ROI, trong đó không thể thiếu Tổng chi phí sở hữu ERP (ERP TCO). Cụ thể sẽ bao gồm các mục sau:
Chi phí bản quyền ERP (License)
Chi phí bản quyền sẽ tùy thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ ERP. Hầu hết các nhà cung cấp ERP sẽ đề xuất cách tính giá theo 2 dạng cơ bản: theo dịch vụ trọn gói (package) và theo gói đăng ký (subscription).Ngoài ra, một số đơn vị còn cung cấp phần mềm ERP theo phiên bản doanh nghiệp và phiên bản miễn phí.
Chi phí bản quyền ERP sẽ thay đổi tùy theo nhiều yếu tố: loại hình sản phẩm (trọn gói hay gói đăng ký), tính năng, số lượng người dùng, số lượng tùy biến, quốc gia, quy mô công ty,…
Tuy nhiên, chi phí bản quyền là loại chi phí trực tiếp, có thể được kiểm soát tương đối đơn giản và chính xác. Doanh nghiệp có thể nhận được báo giá theo đúng nhu cầu sử dụng của mình, bao gồm các gói dịch vụ và số lượng người dùng ứng với tình hình nhân sự tại công ty. Hiện nay, chi phí bản quyền cho phần mềm ERP có giá dao động từ 6USD – 3200 USD/người dùng.
Chi phí tư vấn triển khai
Chi phí tư vấn triển khai sẽ do một đơn vị đối tác của nhà cung cấp phần mềm đề xuất và thường sẽ chiếm tỉ trọng lớn trong toàn bộ TCO, trong đó sẽ bao gồm 2 khoản chi phí chính:
Chi phí tư vấn
Chi phí tư vấn sẽ bao gồm các tư vấn cải thiện về quy trình quản trị (quy trình mua hàng, bán hàng, quản lý kho vận, kế toán tài chính, hành chính nhân sự, tiếp thị, sản xuất,…) cũng như phần mềm ERP đáp ứng được nhu cầu doanh nghiệp đã khảo sát từ trước.
Ngoài ra, chi phí này có thể bao gồm cả tư vấn hệ thống cơ sở hạ tầng kỹ thuật, cấu hình máy chủ, tối ưu hóa lưu trữ dữ liệu, tối ưu hóa thông tin dữ liệu nội bộ…
Chi phí triển khai
Khi doanh nghiệp đã hài lòng với khảo sát và các giải pháp do đơn vị tư vấn đề ra, chi phí triển khai sẽ là phần tiếp theo cần tính toán và cân nhắc. Chi phí triển khai sẽ phụ thuộc vào quy mô công ty (số lượng người dùng, số lượng chức năng và tùy biến thêm nếu có), kênh bán hàng và các quy trình thực tế, khối lượng công việc phát sinh và các tác vụ xử lý lỗi có thể xảy ra,… Để cái nhìn thực tế và chi phí chính xác, doanh nghiệp cần trao đổi chi tiết với đơn vị triển khai để hiểu rõ khoảng chi phí này.
Chi phí tư vấn triển khai phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố, tùy theo đơn vị triển khai và quy mô dự án sẽ dao động từ khoảng 15.000 USD – 100.000.000+ USD
Chi phí hệ thống
Chi phí trang bị một hệ thống để vận hành ERP sẽ thay đổi theo hệ thống vận hành mà doanh nghiệp chọn lựa để lưu trữ và vận hành, điển hình là giữa hai phương thức chính : data center (on-premise) và cloud (đám mây). Sự khác biệt giữa on-premise và cloud ERP sẽ ảnh hưởng lớn đến chi phí hệ thống.
Data center (on-premise) hay Máy chủ nội bộ là phương pháp được nhiều doanh nghiệp truyền thống chọn lựa để lưu trữ thông tin và vận hành ERP. Ưu điểm của hình thức này là doanh nghiệp được toàn quyền quản lý và can thiệp vào hệ thống, vì máy chủ được đặt tại chính địa điểm kinh doanh, và chi phí để trang bị hệ thống máy chủ có thể được đầu tư một lần từ ban đầu.
Phương pháp này phát sinh khá nhiều chi phí ẩn để có thể vận hành hiệu quả như chi phí tuyển dụng đội ngũ IT nội bộ, chi phí xây dựng cấu trúc hạ tầng (máy móc, thiết bị, mạng lưới internet,…), chi phí phòng chống hư hại (chống cháy nổ, phát điện dự phòng, chống quá tải nhiệt, …) và các chi phí nâng cấp khác.
Cloud ERP là phương thức được nhiều doanh nghiệp hiện đại tin dùng. Thay vì phải trang bị hệ thống máy chủ tại công ty, doanh nghiệp sẽ chuyển toàn bộ cơ sở dữ liệu và phần mềm ERP lên một hệ thống máy chủ SaaS (cloud) của đơn vị cung cấp khác (như Amazon, Google). Ưu điểm của cloud ERP là triển khai nhanh chóng, đơn giản, chi phí có thể được phân bổ theo từng tháng (mua dịch vụ theo tháng) và không cần phải có một đội ngũ IT túc trực để đảm bảo vận hành của máy chủ.
Tuy nhiên, hệ thống lưu trữ đám mây cũng tồn tại khó khăn riêng. Với cloud ERP, doanh nghiệp sẽ phải phụ thuộc vào dịch vụ của bên thứ ba, đồng nghĩa với việc hệ thống vẫn tồn tại một rủi ro nhất định nếu nhà cung cấp có vấn đề về hoạt động kinh doanh hoặc phát sinh lỗi kết nối.
Chi phí đào tạo
Chi phí đào tạo khí sử dụng ERP có thể kể đến chi phí đào tạo nội bộ và chi phí đào tạo phải thanh toán cho đơn vị tư vấn.
Khi doanh nghiệp lựa chọn một đơn vị tư vấn triển khai hệ thống quản trị nguồn lực, đào tạo luôn là một trong những yếu tố tiên quyết để quyết định sử dụng dịch vụ. Việc làm quen với các thao tác cơ bản trong phần mềm, cách tùy biến cấu hình, bật/tắt các tính năng hoặc phân quyền theo đúng các tác vụ của doanh nghiệp cần phải được các đơn vị chuyên gia hỗ trợ tại thời điểm ban đầu vừa triển khai.
Sau khi triển khai hoặc sau một thời gian sử dụng, doanh nghiệp có thể cân nhắc sử dụng thêm các gói đào tạo chuyên sâu của đơn vị tư vấn (có trả phí), hoặc cho những nhân sự cốt lõi của từng phòng ban tiến hành tổ chức các buổi đào tạo nội bộ.
Để hoạt động đào tạo diễn ra hiệu quả, người sử dụng lao động cần ước lượng được chi phí phát sinh, và các chi phí cơ hội, chi phí ẩn sau những khung thời gian đào tạo này (ví dụ như giảm năng suất công việc trong cùng thời điểm, áp lực lớn lên nhân viên,…)
Chi phí hỗ trợ, bảo trì, bảo hành, tùy biến nâng cao
Một phần mềm ERP chuẩn (không kể đến các phần mềm tùy biến riêng cho từng doanh nghiệp) thường tồn tại nhiều điểm chưa phù hợp với hiện trạng doanh nghiệp, hoặc doanh nghiệp chưa thể thay đổi tư duy để sử dụng các quy trình hiện đại từ phần mềm. Những sai biệt giữa nhu cầu và thực tế vận hành của phần mềm đòi hỏi quá trình triển khai cần thêm một giai đoạn bảo trì, bảo hành sau triển khai, cũng như tùy biến thêm các tính năng cần thiết.
Hầu hết các đơn vị triển khai đều có mức giá đề xuất cho các dịch vụ này (bảo hành, chỉnh sửa lỗi, khắc phục lỗi người dùng, tích hợp nâng cao…), hoặc tiếp nhận thông tin khảo sát nâng cao và tiến hành báo giá chi tiết.
Chi phí nâng cấp hệ thống
Chi phí nâng cấp sẽ bao gồm cả chi phí nâng cấp phiên bản ERP định kỳ, khả năng nâng cấp hệ thống máy chủ hoặc tăng dung lượng lưu trữ. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên cân nhắc khả năng sẽ tăng số lượng người dùng (do mở rộng kinh doanh, tăng chi nhánh) hoặc triển khai ERP độc lập cho các công ty con thuộc cùng tập đoàn hoặc cùng chủ sở hữu.
Tính toán TCO trước khi sử dụng hệ thống ERP đòi hỏi nhiều nguồn lực và thời gian. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp đã hiểu rõ Tổng chi phí sở hữu ERP, cũng như các lợi ích mà phần mềm ERP mang lại, quá trình chuyển đổi số sẽ trở nên đơn giản hơn bao giờ hết, bắt đầu từ một hệ thống quản trị nguồn lực hiệu quả.
Xem thêm : Phần mềm Odoo là gì? Mọi thứ bạn cần biết về Odoo ERP