Quyết định sử dụng hệ thống ERP, hoặc nâng cấp chính hệ thống quản trị hiện tại đóng vai trò quan trọng trong việc đưa doanh nghiệp đến một tầm cao mới.
Một hệ thống ERP hiện đại giúp doanh nghiệp giảm thiểu các chi phí vận hành, tăng hiệu suất và cải thiện kết quả kinh doanh, cũng như giúp giải phóng các tác vụ thường xuyên ở chính cơ sở kinh doanh, giúp tự động hóa và tiết kiệm thời gian.
Tuy nhiên, việc ra quyết định chọn lựa giữa các phần mềm và ERP cũng như nhìn nhận được các lợi ích mà phần mềm này mang lại thường không dễ dàng. Đây chính là lúc doanh nghiệp nên dành thời gian để phân tích chỉ số ROI ( Tỉ lệ hoàn vốn trên đầu tư – Return on Investment).
ROI là gì? Vì sao doanh nghiệp cần phân tích chỉ số ROI?
ROI được viết tắt từ cụm từ Return on Investment, tức Tỉ suất hoàn vốn (hay Tỉ lệ hoàn vốn đầu tư, Tỉ lệ thu hồi vốn đầu tư), là chỉ số giúp đo lường mức độ hiệu quả, hoặc mức lợi nhuận(return) thu về từ một đầu tư (investment), hoặc so sánh hiệu quả của nhiều gói đầu tư khác nhau.
Chỉ số ROI thường được tính bằng cách lấy Lợi nhuận / Chi phí bỏ ra. Kết quả được biểu diễn dưới dạng % hoặc tỉ lệ cụ thể.
ROI trong ngữ cảnh ERP và dự án triển khai ERP
Đầu tư một khoản ngân sách cho ERP là vấn đề tương đối quan trọng và ngân sách cần thiết cũng khá lớn. Cơ bản có thể kể đến các khoản chi phí như phí mua bản quyền phần mềm, phí tư vấn, triển khai, đào tạo và bảo hành.
Những chi phí này gọi chung là Tổng chi phí sở hữu hay TCO (Total Cost of Ownership). Khoản TCO ước tính này được tính trên một khung thời gian nhất định, thường là từ 5-10 năm.
Hiện nay, doanh nghiệp, thay vì chỉ xem xét TCO của dự án ERP như trước đây, đã cân nhắc sử dụng một chỉ số khác để phân tích: chỉ số ERP ROI (Tỷ suất hoàn vốn khi đầu tư vào ERP).
Vậy doanh nghiệp đo lường Tỷ suất lợi nhuận ERP như thế nào?
ROI sẽ được tính dựa vào tỉ lệ giữa lợi ích ước tính (lợi ích trực tiếp và lợi ích ẩn) và những chi phí cần bỏ ra khi triển khai ERP.
Khi lấy toàn bộ những lợi ích mang lại đã ước tính trước và chia đều cho chỉ số TCO khi triển khai ERP, ta sẽ có chỉ số ERP ROI. Chỉ số càng lớn thì doanh nghiệp càng đạt được nhiều lợi ích sau này.
Cùng điểm qua những lí do khiến chỉ số ERP ROI trở nên quan trọng với doanh nghiệp :
- Chỉ số này giúp nhìn nhận được quá trình triển khai ERP từ quan điểm tài chính
- ROI là một trong những yếu tố quan trọng nhất giúp bạn chọn lựa được hệ thống ERP phù hợp.
- ROI giúp doanh nghiệp ước lượng trước những lợi ích quan trọng sau khi đã triển khai một hệ thống ERP.
ROI là một yếu tố quan trọng trong khâu chọn lựa phần mềm quản lý doanh nghiệp, giúp thể hiện bức tranh doanh nghiệp trong 5-10 năm tới một cách rõ ràng hơn, mức tăng trưởng hiệu suất, cũng như những yếu tố mà doanh nghiệp cần cải thiện, cả ngắn hạn và dài hạn
Lợi ích vô hình và hữu hình của ERP
Một hệ thống ERP bài bản mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, từ vô hình đến hữu hình. Tuy nhiên, việc triển khai hệ thống ERP không nhất thiết sẽ đồng nghĩa với việc cắt giảm nhân sự.
Một số lợi ích hữu hình
- Giảm chi phí và thao tác quản lý kho bãi, hàng hóa, nguyên vật liệu thông qua giải pháp quản lý và phân bổ hàng hóa hiệu quả.
- Giảm chi phí nguyên vật liệu nhờ vào quy trình và các thao tác mua hàng, kế toán bài bản, giúp hạn chế lãng phí không đáng có.
- Giảm chi phí nhân sự bằng cách phân bổ công việc hiệu quả, giảm thời gian tăng ca không cần thiết của các bộ phận liên quan đến sản xuất, công nghệ như kỹ thuật viên, lập trình viên…, giảm các tác vụ trung gian, giúp hiệu suất được tăng lên.
- Tăng hiệu suất sản xuất và vận hành thông qua việc lên kế hoạch công việc và phân bổ trang thiết bị hợp lý, tránh tình trạng trì hoãn, tạm ngừng công việc hoặc phải sửa chữa lại các tác vụ dở dang.
- Giảm chi phí chăm sóc khách hàng sau các thương vụ nhờ hệ thống quản lý thông tin và tự động tiếp nhận thông tin.
Các lợi ích vô hình khác
- Thông tin nội bộ được đồng bộ hóa theo thời gian thực, minh bạch rõ ràng.
- Giảm sai sót trong dữ liệu tồn kho
- Tăng hiệu quả trong việc chăm sóc khách hàng, giao hàng, nhận hàng đúng giờ
- Quy trình quản lý vận hàng chuẩn chỉnh, hiện đại
- Quản lý tài chính hiệu quả, giảm thời gian chốt thương vụ, cải thiện quy trình bán hàng
… và nhiều lợi ích khác.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần trả lời các câu hỏi quan trọng sau
- Tôi sẽ sử dụng hệ thống ERP này trong bao lâu?
- Những lợi ích về tài chính mà tôi mong muốn sau khi dùng phần mềm là gì?
Việc đo lường các giá trị hữu hình và vô hình bằng tiền sẽ tương đối khó khăn, vì sẽ có những dao động nhất định. Tuy nhiên, để đảm bảo phân tích đúng chỉ số ROI, thì việc đo lường toàn bộ các thông số của doanh nghiệp lại vô cùng cần thiết
Cần chuẩn bị gì để phân tích ERP ROI hiệu quả
Đối với ERP ROI, không có một phương thức phân tích chuẩn nào phù hợp cho tất cả doanh nghiệp, vì phân tích chỉ ROI cần phải cân nhắc nhiều yếu tố khác nhau. Tuy nhiên, có một số thao tác doanh nghiệp có thể chuẩn bị để có thể phân tích ERP ROI hiệu quả.
Rà soát dữ liệu doanh nghiệp
Việc đánh giá, chọn lựa, triển khai một hệ thống ERP cũng đòi hỏi việc rà soát và chọn lọc các dữ liệu doanh nghiệp ở quy mô lớn. Khối lượng công việc này có thể vô cùng lớn, và trở thành ác mộng của một số công ty. Để đảm bảo dữ liệu và thông tin của công ty được tổng hợp trọn vẹn và chính xác, các phòng ban phải cùng nhau làm việc để đảm bảo tính thống nhất và độ chính xác của dữ liệu doanh nghiệp
Chú trọng vào quy trình và con người, không phải ở khía cạnh kỹ thuật
Chỉ số ROI có thể tăng lên nếu bạn không nhìn vào hệ thống ERP dưới góc nhìn kỹ thuật. Thay vào đó, hãy nhìn vào cách ERP giúp cải thiện các quy trình và các giá trị được tạo ra khi quy trình được cải thiện theo thời gian. ROI thay đổi khi bạn chú trọng vào tái cấu trúc quy trình và quản lý thay đổi ở doanh nghiệp hiệu quả hơn, thông qua một phần mềm hiện đại.
Đừng xem nhẹ khối lượng công việc và thời gian cần thiết để triển khai ERP
Đặt ra các mục tiêu rõ ràng, thực tế. Doanh nghiệp cần ước tính trước khối lượng công việc, thời gian, ngân sách hoặc tham khảo lời khuyên từ các chuyên gia tư vấn, thay vì chỉ tin vào lời giới thiệu từ bên cung cấp phần mềm, để đảm bảo lợi ích cần có cho doanh nghiệp.
Ước tính trước chi phí ERP (hoặc TCO)
Chi phí triển khai ERP không chỉ là một chi phí phải trả. Đây là một khoản đầu tư, đôi khi sẽ là khoản đầu tư lớn nhất của doanh nghiệp, vì đây là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp phát triển trong thời gian dài (từ 5-10 năm).
Một số công ty cho rằng, chi phí triển khai ERP vốn rất dễ tính, vì nó phụ thuộc vào báo giá của nhà cung cấp phần mềm. Tuy nhiên, chi phí cho ERP có thể được chia ra thành nhiều loại, trong đó có thể cân nhắc các mục như:
- Chi phí bản quyền và nền tảng lưu trữ hosting – on-premise hoặc lưu trữ đám mây
Để sử dụng một nền tảng ERP hiệu quả cho doanh nghiệp, bản quyền là khoản chi phí gần như không thể thiếu. Một số nhà cung cấp cho phép người dùng sử dụng các bản miễn phí, tuy nhiên, tính năng cần thiết sẽ bị hạn chế, đôi khi người dùng phải tiêu tốn nhiều chi phí tùy biến hơn hẳn các phiên bản trả phí.
Ngoài ra, chi phí sử dụng cũng thay đổi tùy theo nền tảng lưu trữ. Với ERP on-premise, doanh nghiệp có thể lưu trữ trong hệ thống máy chủ được đặt tại chính công ty của mình. Lúc này, doanh nghiệp cần mua ngay bản quyền trọn đời. Tuy nhiên, ERP On-premise sẽ phát sinh thêm một số chi phí, như phí trang bị máy móc, cơ sở hạ tầng, nhân lực kỹ thuật, hệ thống phòng chống cháy nổ…
Với phiên bản Cloud ERP, người dùng sẽ tận dụng dịch vụ lưu trữ đám mây của một số nhà cung cấp lớn như Amazon, Google để lưu trữ toàn bộ hệ thống và dữ liệu của mình. Với hệ thống ERP đám mây, người dùng có thể truy cập từ bất cứ thiết bị nào có kết nối Internet. Để làm được điều này, doanh nghiệp cần phải trả chi phí theo tháng (hoặc năm) và có thể cân nhắc dùng mua gói bản quyền theo năm (hoặc nhiều năm) với chi phí tương đối rẻ hơn.
Xem thêm bài viết So sánh giữa cloud ERP và on-premise ERP.
- Chi phí tư vấn và triển khai
Chi phí tư vấn và triển khai phần mềm ERP sẽ tùy thuộc vào đơn vị triển khai, cũng như nền tảng ERP phù hợp nhất với mỗi doanh nghiệp. Ngoài ra, quy mô công ty, số lượng nhân sự, mô hình kinh doanh, ngành nghề, độ phức tạp của quy trình vận hành và các hoạt động kinh doanh cốt lõi,… cũng sẽ ảnh hưởng đến chi phí tư vấn triển khai ERP.
Để đo lường được chi phí này, doanh nghiệp cần yêu cầu bên cung cấp dịch vụ tư vấn triển khai phải nêu rõ các bước triển khai và những mục sẽ thực hiện, để có thể tính toán và ước lượng được chỉ số ROI.
Một số công việc thường thấy khi triển khai ERP là chuyển dữ liệu lên nền tảng mới, quản lý số liệu và vận hành đúng tiến độ dự án triển khai, tùy biến hệ thống theo yêu cầu. Một số nhà cung cấp hoặc tư vấn sẽ tính phụ phí cho các hoạt động khảo sát hoặc tùy biến, nên cần phải làm rõ cách tính phí và các hoạt động được bao gồm trong chi phí triển khai.
- Chi phí bảo trì hệ thống, hỗ trợ sau khi triển khai
Chi phí trang bị hệ thống máy chủ, bảo trì và nâng cấp trong và sau thời gian triển khai ERP nên được ước lượng từ đầu để phân tích đúng chỉ số ROI.
Chi phí bảo trì cũng bao gồm chi phí cho các tác vụ liên quan đến IT, chi phí phát sinh cho hệ thống máy chủ, hoặc các chi phí nhỏ khác (gia hạn dịch vụ thư điện tử, tên miền, SSL…).
Hầu hết các đơn vị triển khai đều cung cấp dịch vụ bảo trì hệ thống để giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí tuyển dụng đội ngũ kỹ thuật tại công ty. Doanh nghiệp có thể cân nhắc sử dụng các dịch vụ này để được hỗ trợ nhanh chóng và hiệu quả hơn.
- Chi phí người dùng
Chi phí người dùng bao gồm tuyển dụng đội ngũ trình độ cao, cũng như chi phí đào tạo phát sinh để có thể thật sự tận dụng được hệ thống phần mềm hiện đại này. Đào tạo là một quá trình khó khăn và phụ thuộc vào quá nhiều yếu tố, như số lượng nhân sự cần phải đào tạo, độ nhanh nhạy khi tiếp thu kiến thức mới, chọn lựa giữa việc tự đào tạo hoặc nhờ đến một đơn vị đào tạo bài bản,….
Hầu hết các đơn vị triển khai đều cung cấp dịch vụ đào tạo ban đầu, hoặc các khóa đào tạo chuyên sâu để giúp doanh nghiệp vận hành hệ thống hiệu quả hơn. Khi phân tích chỉ số ERP ROI, doanh nghiệp cần nhìn nhận rõ và nắm bắt được các chi phí phát sinh này trước khi triển khai.
Các phương pháp tính ROI cơ bản
Lợi ích và Chi phí
Phương pháp tính chỉ số ROI cơ bản nhất vẫn là so sánh giữa lợi ích và chi phí. Phương pháp này bao gồm ba bước :
Tính toán Tổng chi phí sở hữu (TCO) trong một khoản thời gian, như đã đề cập phía trên. VD: Tổng TCO khi triển khai ERP trong vòng 3 năm.
Ước lượng lợi ích nhận được trong khoảng thời gian này từ phần mềm ERP, và quy đổi ra con số. Để ước lượng được dưới dạng tổng tiền, hãy nhìn vào các chi phí vận hành sẽ bị cắt giảm nếu triển khai thành công, ví dụ như chi phí quản lý kho bãi, chi phí nhân công hoặc doanh thu tăng trưởng ước lượng (những nhân tố ảnh hưởng trực tiếp lãi/lỗ của công ty).
Chia đều Lợi ích ước lượng cho số TCO và có chỉ số ROI.
Phương pháp tính Thu hồi vốn (Payback Methodology)
Một góc nhìn khác về chỉ số ROI mà doanh nghiệp có thể cân nhắc đó là ước tính khoảng thời gian thu hồi vốn. (Thời gian thu hồi vốn = Chi phí / Lợi ích mỗi năm). Tuy không phải là chỉ số ROI chính thức, nhưng Thời gian thu hồi vốn (Payback) sẽ giúp doanh nghiệp dễ xác định khi nào thì các LỢI ÍCH sẽ trở thành LỢI NHUẬN. Cách tính này bao gồm 3 bước:
1. Tính toán Tổng chi phí sở hữu (TCO) trong một khoản thời gian, như đã đề cập phía trên. VD: Tổng TCO khi triển khai ERP trong vòng 3 năm.
2. Ước lượng lợi ích nhận được trong khoảng thời gian này từ phần mềm ERP, và quy đổi ra con số. Lấy tổng số chia cho số năm để nhận được Lợi ích mỗi năm ước tính.
3. Chia đều TCO cho số Lợi ích mỗi năm để có chỉ số Payback.
Dù chọn phương pháp tính nào, trước khi triển khai một hệ thống ERP cho doanh nghiệp mình, mỗi doanh chủ đều cần hiểu rõ và ước lượng được chỉ số ERP ROI để có thể chọn lựa được hệ thống phần mềm, cũng như đối tác triển khai phù hợp nhất với nhu cầu thực tế và tình hình vận hành của mình.