Cách quản lý nhóm bán hàng và thành viên nhóm trong Odoo 17 CRM
Odoo 17 cung cấp các tính năng độc đáo giúp cải thiện sự thoải mái và hiệu quả cho các tổ chức. Đây là phiên bản tích hợp đầy đủ chức năng của phần mềm ERP của họ. Nhờ vào chức năng được cải tiến, công sức nhập liệu được giảm bớt, từ đó tiết kiệm thời gian. Odoo CRM quản lý hoạt động bán hàng, theo dõi khách hàng tiềm năng, đóng gói các triển vọng tiềm năng cho tiếp thị ngay lập tức và cung cấp các dự đoán chính xác. Nó phối hợp các hoạt động hàng ngày với các cuộc họp và cuộc hẹn và sắp xếp các cơ hội trong một ống dẫn. CRM là công cụ thiết yếu kết nối các đội ngũ bán hàng và khách hàng, làm cho nó phù hợp với nhu cầu của khách hàng. Odoo 17 hạn chế chia sẻ dữ liệu khách hàng với các cơ quan hoặc đồng nghiệp khác và hạn chế quyền truy cập vào khách hàng tiềm năng cho các cơ quan thích hợp. Nó có khả năng theo dõi khách hàng tiềm năng, đánh giá triển vọng tiềm năng và kết thúc giao dịch một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Odoo 17 được tích hợp với các mô-đun khác, giúp các cơ quan dễ dàng xem xét quy trình của đội ngũ bán hàng. Nhờ vào những bước đột phá trong công nghệ, các doanh nghiệp hiện được kết nối với các hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp tiên tiến, nâng cao hoạt động của họ và đưa họ đến những con đường không ngờ tới.
Cấu hình Đội Ngũ Bán Hàng
Bạn cần thiết lập cài đặt CRM cho việc kết hợp các thành viên từ các đội ngũ bán hàng khác nhau trước khi tạo một đội ngũ bán hàng. Để truy cập vào khách hàng tiềm năng và cơ hội, bạn cũng cần kích hoạt các tùy chọn khách hàng tiềm năng. Vậy, hãy truy cập vào cửa sổ “Cài đặt” có trong menu “Cấu hình” được minh họa trong ảnh chụp màn hình dưới đây.
Kích hoạt các tùy chọn "Multi Teams" và "Leads" để thêm hoặc tạo nhiều đội ngũ bán hàng và truy cập vào các khách hàng tiềm năng và cơ hội.
Do mô-đun Bán hàng và Odoo CRM đã được tích hợp, bạn có thể truy cập trực tiếp vào đội ngũ bán hàng từ menu "Cấu hình" của nền tảng.
Cửa sổ Đội Ngũ Bán Hàng hiển thị thông tin về tên các Đội Ngũ Bán Hàng hiện tại, Bí danh, Trưởng nhóm, và Công ty.
Nhấp vào cột đội phù hợp sẽ hiển thị dạng biểu mẫu của đội bán hàng, cung cấp thông tin chi tiết cho từng bộ phận. Bằng cách chọn "Mới" và chỉnh sửa các chi tiết biểu mẫu bên dưới, bạn có thể tạo một Đội Ngũ Bán Hàng mới.
Một đội ngũ bán hàng có thể được thành lập theo chính sách của công ty bạn bằng cách nhập tên đội ngũ bán hàng vào trường “Sales Team”. Sau đó, bạn có thể kích hoạt tùy chọn “Pipeline” để có thể ngay lập tức thực hiện các hành động tạo doanh số bán hàng trước bằng cách gửi phản hồi tự phát cho khách hàng. Bạn sẽ được hướng dẫn tiếp nhận các khách truy cập đã xem trang web của bạn như một khách hàng tiềm năng trước khi chuyển sang các cơ hội sau khi kích hoạt tùy chọn “Leads”.
Trong tab “TEAM DETAILS”, bạn có thể cung cấp thông tin cho người lãnh đạo đội, người đang tổ chức công việc nhóm của bạn trong khu vực “Team Leader”. Họ phải được bao gồm trong thông tin đội ngũ. "Email Alias" của người lãnh đạo đội có thể được hiểu theo bốn cách khác nhau: “Everyone,” “Authenticated Partners,” “Followers Only,” và “Authenticated Employees.” Ngoài ra, bạn cũng có thể cung cấp tên “Company” và thiết lập mục tiêu hóa đơn cho đội ngũ bán hàng trong khu vực “Invoicing Target”.
Gán Thành Viên cho Đội Ngũ
Người dùng có thể thêm nhân viên bằng cách chọn hoặc nhấp vào nút “Add” được đặt trong tab “Members” của biểu mẫu cấu hình. Sau khi nhấn nút “Add”, bạn có thể tiếp tục quá trình thêm thành viên đội từ cửa sổ pop-up hiển thị tiếp theo, như được hiển thị dưới đây.
Tạo Thành Viên Mới
Bạn có thể chọn một thành viên đội từ danh sách có sẵn hoặc tạo một người mới bằng cách sử dụng các nút "Select" và "New" tương ứng. Nhấp vào nút "New" để tạo một thành viên mới sẽ mở một trình hướng dẫn nơi bạn có thể tạo dữ liệu nhân viên bán hàng mới, như được minh họa trong ảnh chụp màn hình dưới đây.
Chỉ cần nhập tên thành viên vào trường "Name" và điền thông tin "Email Address", "Company", "Phone" và "Mobile". Sau đó kích hoạt tùy chọn "Create Employee" và lưu dữ liệu bằng cách sử dụng nút "Save&Close" hoặc "Save&New". Bây giờ, các thành viên trong đội của bạn sẽ được lưu trong cơ sở dữ liệu CRM và được gán cho đội ngũ cụ thể.
Sử dụng biểu tượng "Save" để lưu tất cả các chi tiết và đưa chúng vào hoạt động sau khi nhập tất cả dữ liệu cần thiết trên trang cấu hình Đội. Sử dụng phương pháp đã mô tả trước đó, bạn có thể thêm nhiều thành viên vào đội. Sử dụng nút "Send Message", bạn có thể gửi tin nhắn cho các thành viên đội về chi tiết đội, và nút "Log note" có thể được sử dụng để ghi nhận nhanh các tin nhắn đến ID email của các thành viên đội. Ngoài ra, Odoo cung cấp tiện ích để gửi tin nhắn và ghi chú qua WhatsApp Messenger trong Odoo 17. Bạn có thể gửi tin nhắn sử dụng nút "Whatsapp".
Bạn có thể sử dụng đội mới trong các dự án sắp tới bây giờ vì họ đã được thêm vào cơ sở dữ liệu CRM. Tùy chọn "Members" cũng cho phép bạn thêm các thành viên đội bổ sung khi cần thiết. Sử dụng tùy chọn "Dashboard" tìm thấy trong menu "Action", bạn có thể thêm đội bán hàng này vào bảng điều khiển.
Bảng điều khiển Đội Ngũ
Quyền truy cập vào nền tảng để quản lý tất cả các đội ngũ bán hàng được cung cấp thông qua tùy chọn "Teams" trong menu "Sales" của mô-đun CRM. Nền tảng này rất quan trọng cho việc quản lý hiệu quả khách hàng tiềm năng và cơ hội cũng như các hoạt động liên quan đến CRM khác. Mô-đun CRM hiển thị một giao diện Kanban riêng biệt cho tất cả các đội ngũ bán hàng đã được cấu hình, cho phép người dùng xem tổng số cơ hội, báo giá, và đơn đặt hàng cho hóa đơn, cùng với doanh thu dự kiến của chúng. Chúng ta có thể xem ống dẫn của đội bán hàng bằng cách chọn tùy chọn "Pipeline".
Nhấp vào ba dấu chấm dọc ở góc phải trên cùng của mỗi giao diện Kanban để quản lý một đội ngũ bán hàng. Điều này cho phép bạn xem xét các Khách hàng tiềm năng, Cơ hội, Báo giá, Đơn đặt hàng bán hàng và Hóa đơn liên quan đến đội đó. Dưới tùy chọn "New", các thành viên có thể tạo Khách hàng tiềm năng và Cơ hội mới. Menu "Reporting" nâng cao hiển thị các báo cáo về hoạt động và doanh số của đội bao gồm Khách hàng tiềm năng, Cơ hội, Bán hàng, Hóa đơn và Hoạt động. Ngoài ra, bạn có thể truy cập vào biểu mẫu cấu hình của đội cụ thể bằng cách mở tùy chọn "Configuration", như được minh họa dưới đây.
Phân công Nhiều Đội Ngũ
Sau khi tạo nhiều Đội Ngũ và Thành viên Đội trong Odoo 17 CRM, bạn có thể gán cùng một thành viên vào nhiều đội khác nhau. Tùy chọn "Multi Teams" bên trong hộp "Settings" giờ đây có thể được kích hoạt, và bạn có thể bắt đầu đặt cùng một nhân viên vào nhiều đội.
Để kiểm tra chức năng này, chúng ta có thể vào mục “Sales Teams” trong menu “Configuration”. Bạn có thể thấy bảng điều khiển của tất cả các đội đã được tạo trong cơ sở dữ liệu CRM của Odoo 17.
Hãy tiến hành tạo một đội mới sử dụng biểu mẫu cấu hình mới. Tôi đã thành lập một nhóm có tên là "Team X". Chỉ cần thêm một vài nhân viên làm thành viên đội sau khi cung cấp các thông tin cơ bản cần thiết, như thấy trong hình ảnh dưới đây.
Bạn có thể thêm số lượng thành viên cần thiết bằng cách sử dụng nút “Add” và chọn các thành viên từ cửa sổ pop-up hiển thị.
Sau khi chọn các thành viên đội cần thiết, hãy tạo một Đội Ngũ Bán Hàng khác. Tôi đang tạo một đội mới có tên là “Team Y.”
Trong Đội Ngũ Bán Hàng mới, chúng ta có thể thêm các thành viên đã được phân công cho đội trước đó. Sau đó, hãy xem điều gì sẽ xảy ra nếu chúng ta tắt chức năng “Multi Teams” trong cửa sổ “Settings”.
Sau khi vô hiệu hóa chức năng "Multi Teams", tôi đã cố gắng thêm cùng một nhân viên vào nhiều đội. Giao diện CRM của Odoo 17 sẽ hiển thị một thông báo cảnh báo để thông báo cho bạn rằng tùy chọn "Multi-Team" không được kích hoạt, điều này ngăn bạn phân công cùng một người vào nhiều đội, như được minh họa trong ảnh chụp màn hình dưới đây.
Cấu hình Hoạt Động
Trong CRM, các thành viên đội ngũ bán hàng có thể giao nhiệm vụ và theo dõi sự chuyển đổi của khách hàng tiềm năng thành cơ hội thông qua các hoạt động khác nhau. Bằng cách cho phép các hoạt động cụ thể, khách hàng tiềm năng có thể được chuyển đổi thành khách hàng tiềm năng, từ đó cải thiện quá trình chuyển đổi từ khách hàng tiềm năng thành khách hàng tiềm năng.
Tất cả các mô-đun liên quan đến bán hàng và quản lý khách hàng trong Odoo đều có quyền truy cập vào khả năng cho phép bạn sắp xếp các hoạt động khác nhau với khách hàng. Các chương trình được lên lịch có thể được cấu hình và quản lý để tương tác với khách hàng sử dụng tính năng "Activity Types" được cung cấp trong Odoo CRM. Việc cấu hình các loại hoạt động khác nhau trên nền tảng Odoo 17 trở nên đơn giản hơn nhờ tùy chọn "Activity Types" trong menu "Configuration". Các doanh nghiệp có thể sử dụng tính năng này để tương tác với khách hàng thông qua các chương trình được lên kế hoạch trước và kiểm soát hoạt động của họ.
Cùng với thông tin như Name, Default Summary, Planned In, và Type, cửa sổ dashboard này cũng cung cấp một Action menu có tên là “Activity Types” có thể được sử dụng để Import Records, Export data, và tạo Dashboards/Spreadsheets. Module Knowledge cũng cho phép bạn soạn thảo các bài viết.
Ảnh chụp màn hình cho thấy cách các loại hoạt động được cấu hình trên nền tảng. Nhấp vào nút "New" và nhập tên của hoạt động trong biểu mẫu được cung cấp để tạo một loại hoạt động mới. Nhờ quy trình này, các chức năng của nền tảng có thể được quản lý và tùy chỉnh một cách dễ dàng.
Trong mục "ACTIVITY SETTINGS", bạn có thể xem các loại hành động khác nhau ở các giai đoạn khác nhau. Trường "Action" sẽ giúp bạn lựa chọn hoạt động bạn cần, chẳng hạn như "Phone Call", "Upload a Document", "Meeting", "Grant Approval", "Reminder", "Tax Report", v.v. Bằng cách thay đổi hành động dựa trên tên của hoạt động, bạn có thể tải tài liệu lên một thư mục khác. Tương tự, thay đổi hành động sẽ hiển thị nhiệm vụ trong Odoo 17 CRM, cho phép bạn điền vào phần thích hợp. Bạn có thể cung cấp tên "Default User" và "Default summary" về hoạt động trong các trường tương ứng.
Hai lựa chọn "Suggest Next Activity" và "Trigger Next Activity" có sẵn khi bạn chọn một "Chaining Type" trong mục "NEXT ACTIVITY". Bạn có thể mô tả bước tiếp theo bạn dự định thực hiện sau khi hoàn thành thành công hoạt động đầu tiên trong khu vực "Suggest". Trường "Trigger" sẽ xuất hiện thay thế cho hộp "Suggest" nếu bạn chọn "Trigger Next Activity" là "Chaining Type". Sau đó, bạn cần chỉ định "Email Template" thích hợp và khung thời gian "Schedule". "Default Note" có thể được sử dụng để cung cấp bất kỳ ghi chú hoặc mô tả nào liên quan đến hoạt động và lưu dữ liệu của bạn.
Ở đây, tôi đã chọn "Chaining Type" là "Trigger Next Activity" và "Suggestion" là một email. Vì vậy, sau khi chúng ta hoàn thành "Action", bao gồm việc thực hiện một "Phone Call", Odoo sẽ kích hoạt hoạt động tiếp theo là gửi một email làm nhiệm vụ tiếp theo của chúng ta.
Lập Kế Hoạch cho Hoạt Động Mới
Sau khi tạo một "Activity Type" mới, chúng ta có thể gán hoạt động này cho một báo giá, "Order", hoặc bất kỳ quy trình nào trong "CRM Module" của bạn. Chúng ta có thể gán hoạt động mới này cho một báo giá bằng cách chọn biểu tượng "Activity" được cung cấp trên thẻ "Kanban" báo giá có sẵn trong cửa sổ bảng điều khiển "Pipelines".
Một cửa sổ thả xuống sẽ xuất hiện bên cạnh biểu tượng hoạt động, và bạn có thể lên lịch cho một hoạt động mới bằng cách nhấp vào nút "+Schedule an activity". Nút này sẽ khiến một cửa sổ pop-up xuất hiện, cho phép chúng ta chọn "Activity Type," "Due Date," "Assigned Person," và một "Summary" của hoạt động như được hiển thị dưới đây.
Chúng ta có thể chọn loại hoạt động mới được tạo cho mục đích trình diễn và cung cấp một bản tóm tắt của hoạt động. Sau khi chỉnh sửa các chi tiết cần thiết, hãy nhấp vào nút "Done & Launch Next" để xác nhận hoàn thành hoạt động. Sử dụng nút "Open Calendar" sẽ mở giao diện lịch, và bạn có thể lên lịch hoạt động theo sự thuận tiện của bạn. Sau khi xác nhận hoạt động đã hoàn thành, hoạt động tiếp theo sẽ được đề xuất cho người dùng, và bạn có thể thấy nó từ giao diện Kanban của báo giá như được hiển thị bên dưới.
Nếu lần thử hoạt động đầu tiên không thành công, bạn có thể lên lịch một hoạt động khác hoặc sử dụng nút "Send Now" để gửi email kích hoạt sau khi hoàn thành hoạt động.
Blog này cung cấp một hiểu biết toàn diện về cách quản lý Đội Ngũ Bán Hàng, Thành Viên Đội và Các Loại Hoạt Động trên nền tảng Odoo 17 CRM mới, cho phép cấu hình dễ dàng và quản lý quy trình làm việc một cách thoải mái trên nền tảng.
