Chúng ta đều biết rằng để duy trì hoạt động kinh doanh hiệu quả, đòi hỏi doanh nghiệp cần nghiên cứu thị trường và một giám đốc tài chính nhằm đảm bảo số tiền kiếm được nhiều hơn số tiền đã chi tiêu.
Song song đó, để triển khai tốt các chiến lược kinh doanh được đề ra, doanh nghiệp cần xây dựng đội ngũ nhân viên làm việc hiệu quả. Nếu bạn biết cách khai thác triệt để năng lực của nhân sự cũng là cách giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đáng kể. Vì vậy, bạn hãy thử 5 cách sau để tiết kiệm chi phí nhân lực bằng cách hệ thống hóa các quy trình của bạn:
Sử dụng một hệ thống quản lý nhân sự
Chắc hẳn rằng, ở mọi quy mô doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ, những thông tin liên quan đến nhân viên như: thời gian làm việc, mức lương, bảo hiểm, phúc lợi, chuyên môn, đề xuất,... đều cần được lưu trữ có hệ thống để dễ dàng đánh giá năng lực và điều chỉnh bảng lương phù hợp. 
Điều này sẽ giúp phòng nhân sự, trưởng bộ phận và nhà quản lý có cái nhìn tổng thể về mỗi nhân viên để:
Giao đúng người - đúng việc
Hạn chế sự lãng phí nguồn lực, tối ưu hóa năng lực làm việc của nhân viên
Có chính sách và khối lượng làm việc cho từng vị trí, tuyển dụng đủ số lượng, tránh tuyển dư thừa gây lãng phí
Hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý nhân sự. Tuy nhiên, ở tương lai phát triển lâu dài và tối ưu hóa chi phí, bạn nên lựa chọn những phần mềm tích hợp nhiều ứng dụng quản trị doanh nghiệp, trong đó có quản lý nhân sự như Odoo.
Hạn chế hoặc tinh gọn những cuộc họp không cần thiết
Các cuộc họp thảo luận luôn có xu hướng tiêu tốn khá nhiều thời gian của nhân viên và của chính bạn, nghĩa là bạn đang “vung tiền ra cửa sổ”.
Trong trường hợp báo cáo kết quả công việc, kết quả chiến dịch đã triển khai hoặc kế hoạch sắp tới, bạn cần đảm bảo nhân viên và bạn đã chuẩn bị tốt những số liệu “biết nói, những nội dung thảo luận, tránh đi lan man sang các vấn đề khác.
Trường hợp họp để lấy ý kiến, đề xuất có thể được thiết lập một cuộc khảo sát trên các hệ thống phần mềm quản lý để mọi người có thể nhận xét các vấn đề hoặc gửi các vấn đề để thảo luận.
Để những giờ họp trở nên hiệu quả và nhanh chóng, sự can thiệp của các phần mềm để có dữ liệu khách quan là điều cần thiết. Lúc này, nhân viên của bạn có thể bớt thời gian cho những cuộc họp kéo dài và tập trung vào hiệu quả công việc hơn.
Những phần mềm ERP đang là sự lựa chọn của nhiều doanh nghiệp.
Thuê nhân sự ngoài khi cần thiết
Trong một vài trường hợp như: những công việc không cần chuyên môn cao hoặc trong giai đoạn cao điểm nhân sự toàn thời gian của công ty nhất thời đang quá tải công việc, bạn có thể linh động cộng tác với các nhân sự bên ngoài để đảm bảo hoàn thành công việc và tiết kiệm chi phí hơn khi phải thuê nhân sự chính thức.
Sự can thiệp của phần mềm để làm các công việc lặp lại nhàm chán
Những công việc lặp đi lặp lại một cách nhàm chán đang khá phổ biến tại nhiều doanh nghiệp, khiến nhân viên mất nhiều thời gian để hoàn thành chúng như: nhập số liệu từ sàn thương mại này sang sàn thương mại khác, sắp xếp lộ trình giao hàng thủ công,...Vì vậy, nhà quản trị có thể áp dụng phần mềm được thiết lập để làm những công việc lặp lại nhàm chán này. Lúc này nhân viên có thể dành thời gian nhiều hơn để nghiên cứu, đề xuất và thực hiện các chiến lược mang lại hiệu quả kinh doanh hơn.
Quy trình chuẩn hóa mọi thứ
Một doanh nghiệp đã có quy trình làm việc và xử lý các vấn đề chuẩn mực và tinh gọn sẽ giúp nhân viên làm việc nhanh gọn hơn. Ví dụ trong trường hợp khi phát sinh vấn đề khách hàng phàn nàn về dịch vụ, khi đã có quy trình xử lý chuẩn nhân viên sẽ giải quyết nhanh và ổn thỏa hơn, làm hài lòng khách hàng hơn. Vì vậy, ở mỗi bộ phận, mỗi vấn đề nảy sinh trong doanh nghiệp, bạn hãy viết ra quy trình để khi trình trạng lặp lại nhân viên sẽ biết cách xử lý hơn. Khi doanh nghiệp bạn đã có hệ thống quy chuẩn sẽ giúp hoạt động kinh doanh trơn tru hơn.
Bên cạnh đó, các lịch trình về thời hạn thanh toán, công nợ gia hạn,... cũng cần được quản lý chặt chẽ. Nếu sử dụng hệ thống nhắc nhở, nhân viên của bạn cũng sẽ mất ít thời gian hơn để theo dõi cho việc này và chuyên tâm các công việc khác hơn.