Tổng quan về Chính sách lập hóa đơn để kiểm soát hoạt động bán hàng trong Odoo 17

Chính sách xuất hóa đơn trong Odoo là gì?

"Chính sách xuất hóa đơn" trong Odoo đề cập đến các cài đặt và hướng dẫn được thiết lập trong hệ thống để kiểm soát việc tạo và xử lý hóa đơn. Nó chủ yếu mô tả các bước và yêu cầu cần thiết để tạo hóa đơn cho các đơn mua hàng, đơn bán hàng và bất kỳ loại giao dịch nào khác trên nền tảng. Hoặc quá trình hoặc kế hoạch được sử dụng để tạo hóa đơn cho các đơn bán hàng. Nó quyết định khi nào và như thế nào hóa đơn được tạo ra theo các tiêu chuẩn được xác định trước, như xác nhận đơn hàng, giao hàng, hoặc can thiệp thủ công. Một số biến số, bao gồm bản chất của giao dịch, các điều khoản thanh toán và giao hàng, và nhu cầu kinh doanh cụ thể, có thể ảnh hưởng đến chính sách xuất hóa đơn.

Ví dụ: khi khách hàng nhận hóa đơn cho một đơn hàng bán, Odoo chủ yếu cung cấp hai chính sách xuất hóa đơn, hóa đơn theo đơn đặt hàng và hóa đơn theo số lượng giao hàng.

Hóa đơn theo đơn đặt hàng: Ở đây khách hàng nhận hóa đơn cho toàn bộ số lượng khi một đơn bán hàng được xác nhận. Trong điều kiện này, bất cứ điều gì khách hàng đặt hàng, nó sẽ được giao cho khách hàng.

Hóa đơn theo số lượng giao hàng: Ở đây khách hàng nhận hóa đơn chỉ cho số lượng đã được giao cho khách hàng sau khi xác nhận đơn bán hàng. Điều này hữu ích cho các giao dịch kinh doanh trong đó có nhiều loại sản phẩm với số lượng lớn trong một đơn hàng.

Bây giờ chúng ta có thể kiểm tra hoạt động của các chính sách xuất hóa đơn từ ứng dụng bán hàng của Odoo 17. Vì vậy, hãy chuyển đến ứng dụng bán hàng.

Hóa đơn theo đơn đặt hàng

Đi đến ứng dụng bán hàng và trong menu sản phẩm, nhấp vào menu con Sản phẩm. Ở đó chúng ta có thể tìm thấy các sản phẩm khác nhau có các chính sách xuất hóa đơn khác nhau. Nhấp vào nút New trên trang đó để tạo một sản phẩm mới.

Ở đây chúng ta đã cấu hình một sản phẩm mới là Pen và đặt chính sách invoicing là ‘Ordered quantity’, sau đó chúng ta có thể tạo một sales order cho sản phẩm này.

Sau đó xác nhận đơn hàng bán và chúng ta có thể thấy rằng một tab thông minh giao hàng đã xuất hiện và nút tạo hóa đơn đã được kích hoạt.

Khi nhấp vào nút Create Invoice, có thể tạo hóa đơn ngay cả khi chưa giao sản phẩm đã đặt. Khi chúng ta nhấp vào nút Create Invoice, một cửa sổ popup xuất hiện để chọn liệu hóa đơn có phải là hóa đơn thông thường hay không. Sau đó nhấp vào nút Create and Draft.

Nhấp vào nút xác nhận để xác nhận hóa đơn; do đó, hóa đơn trong trạng thái nháp sẽ được chuyển sang trạng thái đã đăng. Vì vậy, sử dụng chính sách lập hóa đơn - invoice what is ordered, chúng ta có thể tạo và gửi hóa đơn cho khách hàng trước khi giao toàn bộ sản phẩm.

Invoice what is delivered

Để kiểm tra chính sách lập hóa đơn - invoice what is delivered trước, chúng ta có thể vào ứng dụng Sales và cấu hình sản phẩm mới. Để thực hiện điều đó, hãy vào menu Product và nhấp vào submenu Products. Tại đây, chúng ta có thể thấy danh sách các sản phẩm đã được cấu hình. Nhấp vào nút mới và tạo sản phẩm mới.

Ở đây, chúng ta đã tạo một sản phẩm mới là sách với chính sách lập hóa đơn là số lượng đã giao. Vì vậy, khi một khách hàng đặt hàng sản phẩm này, hóa đơn chỉ được tạo sau khi sản phẩm đã được giao.

Tạo một đơn bán hàng mới cho một khách hàng cần sản phẩm BOOK với chính sách lập hóa đơn là số lượng đã giao.

Khi chúng ta tạo và xác nhận đơn bán hàng, một tab thông minh giao hàng đã xuất hiện, nhưng trước khi giao sản phẩm, chúng ta cố gắng tạo hóa đơn. Để thực hiện điều đó, nhấp vào nút Create Invoice. Sau đó, trong cửa sổ popup đầu tiên, chọn xem thanh toán là thanh toán thường hay thanh toán trước rồi nhấp vào nút create and draft. Lúc đó, một thông báo lỗi sẽ xuất hiện trong cửa sổ popup mới nói rằng bạn không thể tạo hóa đơn trước khi giao hàng.

Để giải quyết vấn đề này, trước tiên hãy xác nhận việc giao hàng của sản phẩm và sau đó tạo hóa đơn. Để giao hàng, nhấp vào tab thông minh Delivery và xác nhận việc giao hàng.

Ở đây, chúng ta đã xác nhận việc giao hàng của sản phẩm và sau đó cố gắng tạo hóa đơn cho sản phẩm bằng cách nhấp vào nút Create Invoice trong đơn bán hàng.

Sau đó, nhấp vào nút Create and Draft trong cửa sổ popup và sau đó nhấp vào nút Confirm để xác nhận hóa đơn.

Và như vậy, hóa đơn sẽ được chuyển từ trạng thái nháp sang trạng thái đã đăng. Sau đó, khách hàng có thể thanh toán cho hóa đơn. Ở đây, hóa đơn chỉ được tạo sau khi giao hàng các sản phẩm trong đơn bán hàng.

Các sản phẩm với các chính sách lập hóa đơn khác nhau trong một đơn bán hàng.

Liệu có thể tạo hóa đơn cho đơn bán hàng với các sản phẩm khác nhau trong đó chính sách lập hóa đơn của một số sản phẩm là 'invoice what is ordered' và chính sách lập hóa đơn của các sản phẩm khác là 'invoice what is delivered'? Hãy kiểm tra điều gì xảy ra khi một tình huống như vậy xảy ra.

Hiện tại, chúng ta có hai sản phẩm, bút và sách, trong đó chính sách lập hóa đơn của bút là số lượng đã đặt và chính sách lập hóa đơn của sách là số lượng đã giao. Vì vậy, hãy tạo một đơn bán hàng với hai sản phẩm này.

Sau đó, nhấp vào nút Confirm để xác nhận đơn bán hàng. Khi đơn bán hàng được xác nhận, một nút thông minh Delivery sẽ xuất hiện. Nhấp vào nút Create Invoice.

Sau khi hóa đơn được tạo, chúng ta có thể thấy rằng chỉ có một sản phẩm trong dòng hóa đơn. Ở đây, sản phẩm trong dòng hóa đơn là bút và chính sách lập hóa đơn của bút là số lượng đã đặt. Vì việc giao hàng của đơn bán hàng chưa hoàn tất, sản phẩm sách với chính sách lập hóa đơn là số lượng đã giao không được thêm vào hóa đơn này. Xác nhận hóa đơn đầu tiên và khi quay lại đơn bán hàng, sẽ có một tab thông minh Delivery và một tab thông minh Invoice. Chúng ta có thể vào tab thông minh Delivery và xác nhận việc giao hàng.

Khi việc giao hàng đã được xác nhận, quay lại đơn bán hàng và lúc này chúng ta có thể thấy nút Create Invoice.

Nhấp vào nút Create Invoice để tạo hóa đơn cho sản phẩm tiếp theo, sản phẩm chưa có trong hóa đơn đầu tiên. Sau đó, nhấp vào nút Confirm để xác nhận hóa đơn thứ hai.

Vì vậy, khi có các sản phẩm với các chính sách lập hóa đơn khác nhau trong một đơn bán hàng và hóa đơn được tạo trước khi giao hàng các sản phẩm trong đơn bán hàng, sẽ tạo ra hai hóa đơn. Cụ thể, hóa đơn đầu tiên sẽ chứa các sản phẩm với chính sách lập hóa đơn là số lượng đã đặt, và hóa đơn thứ hai sẽ chứa các sản phẩm với chính sách lập hóa đơn là số lượng đã giao.

Tham khảo: cybrosys.com