ERP (Enterprise Resource Planning) là phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp với mã nguồn mở. ERP tích hợp các phân hệ, ứng dụng thành thể thống nhất, liên kết chặt chẽ và đồng bộ với nhau. ERP giúp các doanh nghiệp thu thập, quản lý và lưu trữ dữ liệu một cách nhanh chóng và tính chính xác, minh bạch cao. ERP được chia thành 2 loại giải pháp: Cloud ERP (công nghệ điện toán đám mây ERP) và On-premise ERP mang tính cục bộ hơn.
So sánh giữa Cloud ERP và on-premise ERP
Về cơ bản, sự khác biệt cơ bản giữa Cloud ERP và On-premise ERP nằm ở vị trí triển khai. ERP On-premise sẽ được cài đặt trên máy chủ của của doanh nghiệp, bổ sung thêm máy chủ, phần mềm cơ sở dữ liệu và hệ điều hành.
Cloud ERP và on-premise ERP có gì khác biệt?
Cloud ERP và on-premise ERP có gì khác biệt?
Doanh nghiệp có quyền sở hữu tất cả các yếu tố liên quan và không có sự tham gia của bên thứ ba. Nền tảng điện toán đám mây Cloud ERP được cung cấp dưới dạng dịch vụ và truy cập thông tin thông qua một trình duyệt web, doanh nghiệp không cần phải đầu tư cơ sở hạ tầng mà thay vào đó là một khoản chi phí theo hàng năm.
Cloud ERP (ERP đám mây) là gì?
Cloud ERP là giải pháp phần mềm ERP đám mây được phát triển với nền tảng điện toán đám mây không dựa trên cơ sở hạ tầng máy chủ thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, giúp các doanh nghiệp lưu trữ, chia sẻ thông tin giữa các phòng ban nhanh chóng và linh hoạt hơn so với ERP truyền thống. Giải pháp Cloud ERP tích hợp các chức năng cần thiết cho quá trình hoạt động của doanh nghiệp thành một hệ thống hoàn chỉnh
ERP Cloud là một trong những phần mềm được lưu trữ trền nền tảng điện toán đám mây
Sự khác biệt tạo nên điểm mạnh của của giải pháp công nghệ điện toán đám mây ERP này là cơ sở dữ liệu được lưu trữ mang tính kế thừa và chia sẻ trên toàn hệ thống, cho phép nhân viên tại các bộ phận, phòng ban không những truy cập, sử dụng nhanh chóng để thực hiện nhu cầu công việc cụ thể của họ mà còn giúp tăng tính tương tác giữa các phòng ban, kết nối hoạt động, hỗ trợ nhau dễ dàng và không đòi hỏi một sự hiện diện máy chủ tại doanh nghiệp thường rất tốn kém về tài chính.
Ưu điểm của phần mềm cloud ERP
Một số ưu điểm của Cloud ERP mang tính nổi bật có thể kể đến như:
Trả trước cơ sở hạ tầng và chi phí vận hành: Cloud ERP thường có chi phí thấp hơn khoảng 30% (mở trong tab mới) so với On-premise ERP do nhà cung cấp lưu trữ và quản lý phần mềm trên máy chủ của chính họ và hỗ trợ CNTT liên tục. Vì thế, các doanh nghiệp giảm thiểu được chi phí cơ sở hạ tầng trả trước cũng như chi phí bộ phận CNTT, bảo trì, bảo mật và cập nhật.
Tốc độ và thời gian triển khai: điều này ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình hoạt động của doanh nghiệp và thời gian phần mềm phát huy giá trị. Một doanh nghiệp thường có thể bắt đầu và vận hành nhanh hơn trên hệ thống ERP đám mây vì giải pháp này không yêu cầu lựa chọn và thiết lập phần cứng hoặc thuê và đào tạo nhân viên CNTT.
Dễ dàng truy cập: người dùng có thể truy cập vào tài khoản mọi lúc mọi nơi và bằng bất kỳ thiết bị công nghệ nào chỉ cần có sự kết nối với Internet. Hơn nữa, tất cả các phiên bản nâng cấp được cập nhật một cách tự động, do đó tiết kiệm khá nhiều thời gian và công sức để duy trì hệ thống.
Nâng cấp, bảo trì: Hệ thống ERP đám mây sẽ được bảo trì, nâng cấp định kỳ từ nhà cung cấp dịch vụ khi có những thay đổi, phiên bản cập nhật mới nhất và doanh nghiệp không cần quan tâm quá nhiều.
Không cần cập nhật phiên bản mới: Thay vì phải nâng cấp và cập nhật phiên bản mỗi thời điểm nhà cung cấp phát hành, một cách thủ công, khiến hệ thống bị trì trệ một lúc. Nhà cung cấp dịch vụ sẽ xử lý việc nâng cấp thông qua đám mây và doanh nghiệp giảm được chi phí duy trì và cập nhật,.
Không sợ mất dữ liệu nếu có sự cố ở máy chủ: Không còn máy chủ, phần mềm Cloud ERP sẽ giúp doanh nghiệp tránh các cuộc tấn công vào máy chủ. Từ đó có thể tự tin tận hưởng vì dữ liệu đã được sao lưu và có kế hoạch khắc phục sự cố.
Hạn chế của phần mềm cloud ERP
Những khuyết điểm và hạn chế của Cloud ERP có thể kể đến như:
Thiếu tính kiểm soát, quản lý: Cloud ERP là giải pháp được quản lý bởi bên cung cấp dịch vụ nên tính kiểm soát thấp hơn so với On-premise ERP (máy chủ được đặt tại doanh nghiệp).
Áp dụng ERP Cloud không đúng sẽ dẫn đến tốn chi phí
Số lượng các ứng dụng, phân hệ bị hạn chế: Vẫn còn những loại phân hệ và ứng dụng mà nhà cung cấp dịch vụ Cloud ERP chưa thể đáp ứng được nhu cầu của người dùng.
Sử dụng Internet để kết nối: Cloud ERP được xây dựng trên nền tảng điện toán đám mây vì vậy việc kết nối mạng ổn định là yếu tố vô cùng cần thiết trong việc truy cập phần mềm, dữ liệu.
Một số phần mềm ERP đám mây tại Việt Nam
Công nghệ điện toán đám mây đang được phát triển ứng dụng mạnh mẽ trong mọi ngành nghề, lĩnh vực ngày nay. Quản trị nguồn lực doanh nghiệp tổng thể cũng không nằm ngoài xu hướng đó, Cloud ERP dần thay thế phần mềm ERP truyền thống và ngày càng phổ biến trên thị trường. Do đó, tạo sự bối rối trong việc lựa chọn cho các doanh nghiệp đang có nhu cầu đầu tư hệ thống ERP.
Để các doanh nghiệp có thêm sự lựa chọn đáp ứng nhu cầu của mình, sau đây là một số phần mềm Cloud ERP phổ biến nhất hiện nay:
Phần mềm Oracle
Oracle được biết đến là một trong những tên tuổi hàng đầu thế giới về sản xuất phần mềm. Phần mềm ERP của Oracle hỗ trợ quản lý thông tin và hoạt động dự án, mua hàng, tài chính, kế toán và sản xuất. Phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp này đảm bảo cung cấp đầy đủ các chức năng quản lý tổng thể mà mọi doanh nghiệp cần.
Với Oracle ERP, nhà quản trị có thể quản lý, kiểm soát doanh nghiệp hiệu quả, tầm nhìn toàn diện hơn và tiết kiệm chi phí vận hành, nâng cao quá trình chăm sóc dịch vụ khách hàng. Từ đó mang lại doanh thu, lợi nhuận đáng kể, nâng tầm cạnh tranh giữa các doanh nghiệp.
Phần mềm Odoo
Là Cloud ERP với mã nguồn mở, Odoo là một trong những giải pháp đa dạng và phù hợp với rất nhiều mô hình, ngành nghề của doanh nghiệp. Phần mềm tích hợp đa dạng các phân hệ, ứng dụng có độ tùy chỉnh cao theo định hướng, nhu cầu của người dùng.
Odoo đang là phần mềm quản trị được nhiều doanh nghiệp sử dụng
Odoo có giao diện thân thiện, hiện đại, doanh nghiệp không cần trang bị một ổ cứng mạnh hay máy chủ dữ liệu lớn để lưu trữ dữ liệu vì nền tảng công nghệ điện toán đám mây của Odoo sẽ giải quyết vấn đề đó. Hơn nữa, thông tin, số liệu của doanh nghiệp sẽ được bảo mật an toàn theo tiêu chuẩn. Quy trình triển khai nhanh, hiệu quả và chuyên nghiệp tạo sự khác biệt ấn tượng, đưa Odoo trở thành một trong những phần mềm được sử dụng nhiều nhất với hơn 5 triệu người dùng trên toàn thế giới.
=> Xem thêm: Phần mềm Odoo là gì? Mọi thứ bạn cần biết về Odoo ERP
Phần mềm Cloudify
Bên cạnh các chức năng cơ bản của phần mềm quản trị ERP, Cloudify còn hỗ trợ làm việc từ xa với công nghệ đám mây, giúp lưu trữ thông tin, số liệu nhanh chóng và quy trình truy xuất, sử dụng dữ liệu dễ dàng.
Cloudify là phần mềm Cloud ERP được phát triển từ công ty trong nước nên giá thành phù hợp với các doanh nghiệp Việt Nam, nhất là với các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME). Công việc tư vấn, hỗ trợ doanh nghiệp dễ dàng, đơn giản, ít tốn kém và nhanh chóng hơn so với sử dụng các phần mềm đến từ nước ngoài.
Sau khi tìm hiểu về Cloud ERP thì on-premise sẽ là giải pháp thứ 2 của ERP. Vậy on premise và off-premise là gì?
On-premise ERP là gì?
On-Premise là một giải pháp ERP được triển khai theo cách truyền thống với phần mềm được cài đặt và hoạt động từ chính máy chủ, hệ thống máy tính của doanh nghiệp, được quản lý bởi nhân viên IT của doanh nghiệp.
Đây có thể hiểu là phương pháp lưu trữ dữ liệu gốc, doanh nghiệp quyết định để nguồn phần mềm của họ “in-house” – một giải pháp dữ liệu tại chỗ thường liên quan đến các máy chủ được sở hữu và quản lý bởi chính tổ chức, các doanh nghiệp có thể tác động, tiếp cận trực tiếp vào các dữ liệu bên trong. Đối với các doanh nghiệp lớn hơn, các máy chủ này có thể được đặt trong một trung tâm dữ liệu riêng, nhưng trong hầu hết trường hợp thì các máy chủ được đặt trong một phòng dữ liệu riêng.
Off-premise là một giải pháp do bên thứ ba lưu trữ và thường được hỗ trợ bởi một bên thứ ba khác. Khác với On-premise sử dụng phần mềm được cài đặt trên máy chủ ảo hoặc vật lý mà bạn kiểm soát, Off-premise thường được cung cấp dưới dạng dịch vụ được lưu trữ và được cấp phép trên cơ sở đăng ký.
Có nhiều doanh nghiệp, tổ chức vẫn muốn lưu trữ thông tin, số liệu quan trọng của mình trên hệ thống mà họ sở hữu và kiểm soát, nhưng họ không muốn phải giải quyết những sự cố phát sinh việc quản lý hệ thống đó. Với việc thuê trung tâm dữ liệu bên ngoài, các doanh nghiệp không những đạt được những lợi ích về tính linh hoạt của một trung tâm dữ liệu mà còn vẫn giữ quyền kiểm soát hoàn toàn dữ liệu của mình.
Ưu điểm của phần mềm on-premise ERP
Khi nói đến ưu điểm của On-premise ERP thì đây là những điểm nổi bật nhất:
- Khả năng kiểm soát, bảo mật cao: một trong những điểm thu hút nhất và lý do chính giải thích cho việc tại sao giải pháp này được nhiều công ty lớn và những tổ chức chính phủ đón nhận nền tảng ERP này. Khi xã hội càng hiện đại, công nghệ mạng ngày càng tân tiến thì những thông tin, dữ liệu cá nhân càng dễ bị xâm phạm và lợi dụng. Điều này thôi thúc các doanh nghiệp tìm những giải pháp phần mềm bảo mật dữ liệu, thông tin cũng như danh tiếng của doanh nghiệp.
- Bảo vệ hệ thống tốt hơn: Nền tảng điện toán đám mây Cloud ERP cũng có thể phù hợp với những quy định bảo mật nghiêm ngặt và quyền kiểm soát dữ liệu. Tuy nhiên khả năng kiểm soát cao và tính linh hoạt của On-premises vẫn luôn mang lại lợi ích cho các doanh nghiệp và tổ chức chính phủ trong việc cài đặt những phương thức bảo mật để bảo vệ thông tin, số liệu của họ khỏi sự tấn công từ thành phần xấu trên không gian mạng
Hạn chế của phần mềm On-premise ERP
Bên cạnh điểm mạnh, những khuyết điểm và hạn chế của On-premise ERP đóng vai trò cần thiết trong quá trình tìm hiểu về nền tảng này.
Thời gian và khả năng mở rộng: Doanh nghiệp cần chuẩn bị một kế hoạch chuyên nghiệp, kỹ lưỡng trước khi muốn thay đổi, mở rộng. Với On-premise, điều này sẽ rất tốn thời gian nghiên cứu, đánh giá, đặt hàng và triển khai phần cứng với nền tảng ERP này.
Sự hỗ trợ về mặt công nghệ: Khi triển khai và sử dụng On-premises, khi các ứng dụng, phân hệ được thiết kế để đáp ứng những nhu cầu riêng thì các doanh nghiệp thường ít khi nhận được sự trợ giúp về công nghệ.
Chi phí nâng cấp: So với nền tảng Cloud ERP, On-premises sẽ yêu cầu nhiều chi phí để nâng cấp phần cứng, bất kỳ sai lầm nào khi nâng cấp có thể gây mất mát lớn về chi phí cho doanh nghiệp.
Một số phần mềm ERP on-premise tại Việt Nam
Viettel IDC – Thuê máy chủ chạy hệ thống phần mềm ERP
Phần cứng hoạt động song hành với hệ thống ERP giống như hệ thống máy chủ, máy trạm, tủ đĩa, bộ lưu điện…Một hệ thống quản trị ERP cần tối thiểu các loại máy chủ sau: máy chủ hệ thống (application server), máy chủ CSDL (database server), máy chủ dự phòng CSDL (backup database server). Ngoài ra là doanh nghiệp cần các máy chủ khác cần thiết như máy chủ quản lý thư điện tử (email server), máy chủ quản lý Internet (Internet server), máy chủ quản lý các dữ liệu dùng chung (file server)…
Một trong những nguyên tắc cơ bản của phần mềm ERP chính là CSDL tập trung, được hiểu là nghĩa là CSDL được tập trung tại một địa điểm. Các phần mềm quản trị hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP được phát triển hiện nay đều sử dụng công nghệ web. Điều đó đồng nghĩa với việc các máy trạm (workstation) không phải cài đặt ứng dụng nào của ERP, chỉ cần sử dụng một trình duyệt như Internet Explorer hoặc Netscape Navigator để truy cập vào chương trình sử dụng. Điều này giúp giảm thiểu đáng kể chi phí triển khai, sử dụng, bảo trì hệ thống.
Phần mềm Rosy
Phần mềm ROSY là một giải pháp hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP tổng thể được phát triển nhằm đáp ứng nhu cầu Quản trị Tài chính – Quản trị Sản xuất – Quản trị Nội bộ của doanh nghiệp từ quản lý mua hàng-bán hàng, hàng tồn kho, chi phí – giá thành đến kế toán tài chính, quản trị sản xuất, quan hệ khách hàng – CRM, nhân sự – tính lương, giải pháp hóa đơn điện tử.
Được dựa trên ngôn ngữ .NET và CSDL SQL Server của Microsoft, Rosy đảm bảo khả năng ổn định và bảo mật cho hệ thống. Ngoài ra, phần mềm ERP on-premise này còn tương thích với hầu hết các hệ điều hành hiện nay, hỗ trợ đa ngôn ngữ.
Doanh nghiệp nên chọn giải pháp nào giữa cloud ERP và on-premise ERP?
Việc lựa chọn giữa Cloud ERP và On-premise ERP luôn là câu hỏi mà hầu hết các doanh nghiệp khi sử dụng phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP nói chung phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ nói riêng luôn phải đặt ra. Và điều này phụ thuộc vào định hướng và mong muốn phát triển của từng doanh nghiệp
Tổng chi phí
Tổng chi phí đầu tư là một trong những yếu tố đầu tiên mà mọi doanh nghiệp sẽ lưu ý và cân nhắc lựa chọn khi triển khai phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP. Sau đây là sự khác biệt về chi phí đầu tư giữa 2 giải pháp Cloud và On-premise của ERP:
Cloud ERP: Chi phí sẽ được doanh nghiệp chi trả theo hàng tháng gồm phí lưu trữ, máy chủ, bảo trì và cập nhật phần mềm và chi phí phụ như phí triển khai và phí hỗ trợ
On-premise ERP: Doanh nghiệp phải trả luôn 1 khoản tiền lớn cho phần mềm và chi phí không nhỏ để chuẩn bị hệ thống, cơ sở hạ tầng (máy chủ, team developer,…) và và chi phí phụ như phí triển khai và phí hỗ trợ. On-premise ERP không bao gồm phí lưu trữ, máy chủ, bảo trì và cập nhật phần mềm.
Sự khác biệt chính trong tổng chi phí của hai giải pháp này chính là cách thức thanh toán, Cloud ERP thường được trả theo một chu kỳ hàng tháng nhất định và On-premise thường sẽ thu phí một lần. Với sự khác nhau về cách thức và thời gian thanh toán chi phí, On-premise thường được quyết định là chi phí vốn đầu tư ban đầu (Capital expenditure, còn Cloud ERP là chi phí sản xuất (Operating expenditure).
Cải tiến và nâng cấp hệ thống
On-premise ERP có thể tùy chỉnh được nhưng mức độ tùy chỉnh liên quan chặt chẽ tới việc triển khai phần mềm hiện tại nên phải nhiều khó khăn trong việc cài đặt lại với các phiên bản. Khi nhà cung cấp ERP cập nhật các cải tiến và nâng cấp mới cho phần mềm, các tùy chỉnh trước đó sẽ mất đi khi doanh nghiệp nâng cấp hệ thống và đội ngũ IT phải tự điều chỉnh từng chi tiết nhỏ lại từ đầu.
Cloud ERP liên tục được nhà cung cấp nâng cấp nên người dùng sẽ luôn sử dụng phiên bản ERP mới nhất và tốt nhất. Nhờ các thiết bị công nghệ được vận hành dựa trên hệ thống đám mây, các ứng dụng, phân hệ được tích hợp và tùy chỉnh sẽ tự động duy trì khi phần mềm ERP được nâng cấp mà không phải chi trả thêm bất kỳ khoản phí nào.
Tính linh hoạt và hiệu quả
Cloud ERP thường mang lại năng suất tốt hơn so với On-premise ERP, cấu trúc giải pháp điện toán đám mây này được phát triển, thiết kế nhằm mang đến năng suất tối đa, hiệu quả tốt hơn cho thiết bị so với hệ thống của On-premise. Khi doanh nghiệp có sự tăng trưởng vượt bậc trong hiệu quả kinh doanh, Cloud ERP sẽ tự động điều chỉnh và cung cấp các nguồn lực bổ sung nhanh chóng để đáp ứng sự tăng trưởng này.
Việc triển khai phần mềm ERP thông thường đều đòi hỏi thời gian và lên kế hoạch cẩn trọng, nhưng cloud ERP lại cung cấp những lợi thế rất rõ ràng về tốc độ triển khai. Vì Cloud ERP không yêu cầu thêm bất kì phần cứng nào, do vậy doanh nghiệp không phải tiêu tốn tốn thời gian chuẩn bị, thiết lập cơ sở hạ tầng, đội ngũ và hệ thống máy chủ. Việc triển khai Cloud ERP thường cần khoảng thời gian 3-6 tháng để thực hiện so với thời lượng 12 tháng thông thường của on-premise ERP.
Cloud ERP cũng dễ dàng hơn để giới hạn, cho phép doanh nghiệp thêm số lượng người dùng một cách linh hoạt khi quy mô doanh nghiệp phát triển. Mặt khác, On-premise ERP không cung cấp quyền truy cập hệ thống tại chỗ và doanh nghiệp phải bổ sung thêm phần cứng.
Bảo trì và cập nhật phần mềm
Giải pháp Cloud ERP được cập nhật thường xuyên và định kỳ do nhà cung cấp phần mềm quản lý, không yêu cầu nhà phát triển phần mềm hoặc quản trị viên CNTT.
On-Premise ERP thường yêu cầu quản trị viên CNTT toàn thời gian, doanh nghiệp chịu trách nhiệm về tất cả quy trình bảo trì và cập nhật phần mềm (bao gồm cả nâng cấp hệ thống), doanh nghiệp có thể được yêu cầu sử dụng các giải pháp thương mại điện tử từ thị trường riêng của nhà cung cấp.