Tổng quan về việc lập lại hóa đơn chi phí trong Odoo 17

Nhân viên là một phần thiết yếu của công ty. Trong những trường hợp khác, người lao động trả chi phí kinh doanh bằng tiền của mình. Phải tốn tiền cho một người nào đó đi công tác vì các nhiệm vụ liên quan đến công việc, chẳng hạn như các chuyến tham quan thực tế. Đôi khi công ty chi trả các chi phí này. Vì đây là chi phí kinh doanh nên nhân viên sẽ được tổ chức hoàn trả.

Quản lý chi tiêu hiệu quả được hỗ trợ bởi mô-đun chi tiêu Odoo. Mô-đun này hỗ trợ phê duyệt chi phí của nhân viên và theo dõi chi tiêu hợp lý. Nó cũng cung cấp một cách dễ dàng để tích hợp với các mô-đun khác, chẳng hạn như kế toán, bảng lương, v.v.

Hãy cùng xem xét cách quản lý chi tiêu của nhân viên trong mô-đun Chi phí.

Khi mô-đun chi tiêu được mở, tất cả các chi phí do người dùng tạo ra sẽ được hiển thị. Nút MỚI có thể được sử dụng để tạo một chi phí mới. Báo cáo cũng có thể được quét. Chế độ xem này cung cấp các tùy chọn sau: Lọc, Nhóm theo và Yêu thích.

Người dùng có thể lựa chọn một danh mục chi phí nhất định. Người dùng có thể chọn nhiều danh mục chi tiêu, bao gồm Giao tiếp, Quà tặng, Du lịch & Chỗ ở, Khác, v.v. Có thể tạo các danh mục này. Để thêm danh mục mới, hãy chọn tùy chọn Danh mục chi phí của menu Cấu hình.

Trang này hiển thị tất cả các danh mục đã tạo. Chế độ xem này cũng cung cấp tên danh mục đã tạo, tham chiếu nội bộ, giá bán và dữ liệu chi phí. Người dùng có thể tạo danh mục mới bằng cách chọn nút Mới.

Người dùng có thể tạo cái mới bằng cách chọn nút Mới.

Có thể thêm dữ liệu kế toán vào sản phẩm, chẳng hạn như tài khoản chi phí, thuế nhà cung cấp và thuế khách hàng. Khi chi phí được tạo ra với sản phẩm này, các tài khoản này sẽ bị ảnh hưởng nếu người dùng nhập thông tin Kế toán. Nếu không có tài khoản cụ thể nào được chỉ định ở đây, tài khoản được đề cập bên trong danh mục sản phẩm sẽ được sử dụng.

Người dùng có thể chỉ định nền tảng nào được sử dụng để hoàn tiền sản phẩm trong phần Lập hóa đơn. Có ba lựa chọn thay thế có thể truy cập tại đây. Lựa chọn đầu tiên là "Không", nghĩa là nhân viên sẽ không được hoàn tiền cho những hàng hóa này. Lựa chọn thứ hai có thể được chọn nếu việc hoàn tiền dựa trên sản phẩm được cung cấp "Theo giá gốc". Một trường bổ sung sẽ được thêm vào dữ liệu chung được gọi là Giá bán nếu người dùng chọn tùy chọn thứ ba, Giá bán. Chi phí sẽ được lập hóa đơn cho khách hàng một lần nữa theo giá bán tăng.

Tab Ghi chú nội bộ cho phép bạn thêm nhiều ghi chú hơn.

Một danh mục chi phí mới có tên "Field Visit" đã được hình thành tại đây và được lập hóa đơn lại dựa trên chi phí. Chi phí 750 đô la được áp dụng cho tổng số. Có một khoản bổ sung vào tài khoản chi phí. Tiếp theo, lưu danh mục.

Hãy cùng xem xét quy trình tạo chi phí. Điều hướng đến trang Chi phí của tôi để nhập chi phí mới cho nhân viên. Sau đó, người dùng có thể thêm chi phí vào danh mục đã chỉ định từ đó. Chọn tùy chọn MỚI để thêm chi phí mới.

Người dùng trước tiên phải bao gồm mô tả về chi phí khi tạo chi phí. Tiếp theo, chọn danh mục cho các chi phí. Sau đó, trường Tổng sẽ tự động cập nhật dựa trên số lượng được chọn trong danh mục đã chọn. Chọn nhân viên chịu chi phí. Ngày tạo chi phí và tài khoản có thể được thêm vào giao dịch đã ghi lại. Sử dụng tùy chọn Đính kèm biên lai, nhân viên có thể tải lên chứng từ chi phí.

Pay the Expense cung cấp hai phương án thay thế. Hoặc là nhân viên phải chịu chi phí. Chi phí sẽ đền bù cho khách hàng trong những trường hợp này. Phương án thứ hai là chi phí mà doanh nghiệp phải chịu.

Chúng ta hãy cùng xem xét từng phần một.

Trường hợp 1: Công ty trả tiền

Đôi khi công ty tính phí khách hàng cho chi phí hoàn thành nhiệm vụ. Trong trường hợp họp với khách hàng, công ty sẽ thanh toán chi phí đi lại liên quan ở một mức độ nào đó. Chi phí giao tiếp với khách hàng, bao gồm chi phí điện thoại và bưu phí, sẽ được chi trả cho việc đó.

Mỗi giao dịch mà doanh nghiệp thanh toán đều được ghi lại trong một nhật ký nhất định. Ngoài ra, cài đặt Cấu hình có chứa cài đặt nhật ký.

Cấu hình > Tùy chọn > Nhật ký chi phí kinh doanh > Tiết kiệm

Hãy cùng xem xét tình huống này. Đây là khoản chi phí được thực hiện cho Mitchell Admin, nhân viên. Trong trường hợp này, danh mục chi phí là "giao tiếp", biểu thị số tiền mà doanh nghiệp đã trả cho nhân viên của mình để giao tiếp với khách hàng. Vì lý do này, Người trả tiền được đặt thành Công ty trong trường hợp này. Bạn có thể đặt thông tin khác ở đó, chẳng hạn như Tổng số và Người trả tiền cho Công ty. Có thể chọn số lệnh bán hàng phù hợp trong cột 'Khách hàng cần lập lại hóa đơn' nếu khách hàng muốn lập lại hóa đơn cho số tiền đó.

Như đã nêu trước đó, tùy chọn Đính kèm biên lai có thể được người dùng sử dụng để tải lên bất kỳ loại tài liệu nào. Tiếp theo, nhấn nút "Tạo báo cáo".

Báo cáo chi phí được tạo ở đây. Bạn có thể xem báo cáo này bằng cách chọn tab Chi phí của tôi rồi nhấp vào menu Báo cáo chi phí của tôi.

Bằng cách chọn nút "Gửi cho người quản lý", báo cáo chi phí có thể được gửi để người quản lý phê duyệt.

Sau đó, một nút có nhãn "Đã chấp thuận và từ chối" sẽ hiển thị. Người quản lý đã xác minh báo cáo chi phí và quyết định chấp nhận hay từ chối.

Báo cáo sẽ chuyển đến giai đoạn Đã phê duyệt và người dùng có thể gửi mục nhật ký đến kế toán nếu người quản lý nhấp vào nút Phê duyệt.

Báo cáo chi phí sau đó được chuyển đến giai đoạn Hoàn tất, khi đó một dải ruy-băng đã thanh toán sẽ ngay lập tức xuất hiện. Nhật ký Ngân hàng—một nhật ký tương tự được chọn trong cài đặt cấu hình—sẽ được hiển thị ở đó.

Hãy xem xét mục nhật ký mà mô-đun Kế toán tạo ra. Chọn tab Kế toán rồi chọn Mục nhật ký. Mục nhật ký đã tạo có thể xem được trong mô-đun Kế toán bên dưới mục nhật ký.

Để xem Tài khoản nào bị ảnh hưởng, hãy mở mục nhập nhật ký. Do chi phí tăng nên tài khoản chi tiêu được ghi nợ trong trường hợp này. Do nghĩa vụ giảm nên Tài khoản thanh toán chưa thanh toán được ghi có.

Thanh toán là một tab thông minh hiện hữu. Nhấp vào tab thông minh. Tôi đã thanh toán số tiền đó cho khoản phí.

Trường hợp 2: Nhân viên trả tiền

Nhân viên phải được hoàn trả lại bất kỳ khoản chi phí nào họ đã chi trả. Khi một nhân viên lấy tiền để hoàn thành nhiệm vụ cho khách hàng, doanh nghiệp sẽ hoàn trả cho khách hàng số tiền đó nếu nhân viên giữ tiền. Có hai cách để được hoàn lại tiền: trả lại tiền cho nhân viên trực tiếp hoặc ghi vào phiếu lương sau.

Chúng ta hãy xem xét quy trình trả lại tiền cho nhân viên. Để xử lý chi phí của nhân viên, có thể thiết lập một nhật ký khác. Nhấp vào tab Cấu hình và chọn Cài đặt một lần nữa. Bao gồm tên của nhật ký và lưu lại.

Tạo một khoản chi mới cho Mitchel, nhân viên. Thao tác này sẽ chọn Danh mục đã xác định trước đó. Điều này cho biết nhân viên đã trả 750 đô la để hoàn thành chuyến thăm thực địa bằng tay. Do đó, nhân viên phải được hoàn trả số tiền này. Do đó, Chuyến thăm thực địa đã được đưa vào phần mô tả. Nó sẽ thêm số tiền dựa trên danh mục. Như đã nêu trước đó, tài liệu đã gửi hiện bao gồm Biên lai đính kèm. Nhấn nút có nhãn "Tạo báo cáo".

Sau khi tạo báo cáo, báo cáo sẽ được gửi đến ban quản lý. Người quản lý sẽ phê duyệt báo cáo sau khi xác minh.

Người dùng có thể đăng các mục nhật ký của báo cáo chi phí được ủy quyền.

Trong trường hợp này, báo cáo đã chuyển thẳng từ bước Hoàn tất sang giai đoạn Đã đăng. Vì nhân viên đã thanh toán số tiền nên số tiền đó sẽ được hoàn trả cho nhân viên. Do đó, hãy nhấn vào biểu tượng Đăng ký thanh toán.

Sẽ có một cửa sổ bật lên khác để đăng ký thanh toán. Bạn có thể thêm nhật ký, phương thức thanh toán, số tiền và ngày thanh toán ở đó. Bản ghi nhớ được thêm vào với mô tả chi phí. Nhấn nút "Tạo thanh toán".

Sau đó, chi phí được chuyển đến bước Xong, tại đó thanh toán ruy-băng được thực hiện. Có cùng nhật ký được mô tả trong Cấu hình, Cài đặt.

Chúng ta hãy xem lại mục nhập nhật ký của mô-đun Kế toán. Ở đây, số tiền được hiển thị là giá trị âm. vì nhân viên nhận được khoản thanh toán từ công ty cho mục đích này. Chúng ta hãy bắt đầu.

Đây là khoản chi phí cho người lao động. Tài khoản Chi phí và Tài khoản Phải trả bị ảnh hưởng trong trường hợp này, như tab Nhật ký chứng minh. 

Như đã nêu trước đó, nhân viên cũng có thể được hoàn trả chi phí trên phiếu lương tiếp theo của họ. Mô-đun Chi phí Odoo giúp quản lý chi phí hiệu quả hơn. Tính năng này giúp phê duyệt chi phí của nhân viên dễ dàng hơn và theo dõi chi tiêu chính xác hơn. Nếu bạn muốn biết thêm về Ứng dụng chi phí Odoo , hãy tham khảo blog trước của chúng tôi.

Tham khảo: cybrosys.com