1. ĐẶC THÙ MÔ HÌNH KINH DOANH
Với doanh nghiệp nhập khẩu và phân phối, hoạt động kinh doanh không chỉ xoay quanh việc mua hàng và bán hàng.
Một chu trình vận hành cơ bản thường bao gồm:
- Nhập hàng từ nhà cung cấp → Tiếp nhận và quản lý hàng tồn kho → Phân phối và xử lý đơn hàng → Xuất hàng, giao hàng → Ghi nhận doanh thu và theo dõi công nợ.
(Hình ảnh: NOS_Minh hoạ quy trình vận hành cơ bản của doanh nghiệp nhập khẩu & phân phối)
Mỗi hoạt động liên quan đến một hoặc nhiều bộ phận. Vì vậy, dữ liệu từ mua hàng, kho, bán hàng đến kế toán cần được kết nối để đảm bảo thông tin được kế thừa xuyên suốt.
Khi quy mô kinh doanh mở rộng, số lượng giao dịch và sự phối hợp giữa các bộ phận tăng lên, việc quản lý bằng những công cụ riêng lẻ có thể khiến doanh nghiệp mất nhiều thời gian kiểm soát và đối chiếu thông tin.
>>>> Phần mềm quản trị số cho ngành phân phối
2. BÀI TOÁN CHUYỂN ĐỔI SỐ VẬN HÀNH TẠI NGUỒN SỐNG VIỆT
Nguồn Sống Việt là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực nhập khẩu và phân phối thiết bị gia dụng, thiết bị nhà bếp và sản phẩm chăm sóc sức khỏe, với gần 20 năm hoạt động và quy mô khoảng 400 nhân sự.
Trước khi
Trước khi triển khai ERP , Nguồn Sống Việt sử dụng nhiều công cụ riêng biệt để quản lý hoạt động tại từng phòng ban. Đây là cách tiếp cận khá phổ biến ở nhiều doanh nghiệp Việt Nam, đặc biệt trong giai đoạn quy mô hoạt động còn tương đối đơn giản.
Tuy nhiên, khi hoạt động kinh doanh ngày càng mở rộng, yêu cầu về khả năng kiểm soát, tính minh bạch và hiệu quả quản trị cũng trở nên cao hơn. Cùng với xu hướng chuyển đổi số đang được thúc đẩy tại Việt Nam, doanh nghiệp cần một hệ thống quản lý có khả năng kết nối dữ liệu, chuẩn hóa quy trình và hỗ trợ điều hành xuyên suốt giữa các bộ phận.
Điều này dẫn đến ba vấn đề đáng chú ý:
- Dữ liệu giữa các bộ phận chưa được kết nối, thông tin phải nhập lại ở nhiều bước.
- Quá trình xử lý đơn hàng phát sinh sai lệch thông tin giữa Sales, Kho và Kế toán.
- Báo cáo cần tổng hợp thủ công, khiến ban lãnh đạo mất nhiều thời gian kiểm tra và đối chiếu.
- Vấn đề không chỉ nằm ở từng bộ phận, mà còn ở việc doanh nghiệp chưa có một hệ thống dữ liệu thống nhất để kiểm soát toàn bộ hoạt động.
3. CÁCH NOS TIẾP CẬN VÀ PHÂN TÍCH
(Hình ảnh: Quy trình tiếp cận dự án ERP tại NOS)
Thay vì bắt đầu bằng việc lựa chọn phần mềm hay phân hệ, NOS tập trung tìm hiểu cách doanh nghiệp thực sự vận hành.
Trọng tâm khảo sát là luồng nghiệp vụ từ bán hàng đến giao hàng và ghi nhận doanh thu.
NOS rà soát cách dữ liệu được tạo lập, luân chuyển và sử dụng giữa các bộ phận; xác định những bước trung gian chưa cần thiết và những điểm khiến thông tin phải nhập lại hoặc chưa được kế thừa.
- Qua đó, NOS nhận diện vấn đề cốt lõi: doanh nghiệp chưa có một logic vận hành thống nhất trên cùng nguồn dữ liệu.
Đây cũng là cơ sở để NOS thiết kế giải pháp phù hợp với mô hình phân phối, thay vì chỉ đưa các chức năng phần mềm vào sử dụng một cách riêng lẻ.
>>>Triển Khai ERP Odoo: 7 Module Cần Thiết Cho Doanh Nghiệp
4. GIẢI PHÁP NOS THIẾT KẾ VÀ TRIỂN KHAI
Từ kết quả khảo sát, NOS triển khai hệ thống Odoo với các phân hệ:
- Purchase: Quản lý hoạt động mua hàng.
- Inventory: Quản lý tồn kho và nghiệp vụ xuất nhập kho.
- Sales: Quản lý hoạt động bán hàng và xử lý đơn hàng.
- Accounting: Kết nối nghiệp vụ kế toán và theo dõi công nợ.
- eLearning: Hỗ trợ đào tạo và tiếp cận hệ thống cho nhân sự.
Quá trình triển khai tập trung vào ba nội dung:
- Rà soát và chuẩn hóa luồng nghiệp vụ từ bán hàng, giao hàng đến ghi nhận doanh thu.
- Thiết kế cấu trúc dữ liệu và điều chỉnh luồng xử lý đơn hàng phù hợp với thực tế doanh nghiệp.
- Đào tạo theo vai trò, đơn giản hóa trải nghiệm sử dụng và đồng hành với nhân sự trong giai đoạn đầu vận hành.
Các nghiệp vụ được kết nối trên một nền tảng Odoo thống nhất:
- Đơn hàng được tạo và liên kết với dữ liệu tồn kho.
- Hoạt động xuất kho được đồng bộ với kế toán.
- Công nợ được theo dõi trên hệ thống theo thời gian thực.
- ->Nhờ đó, doanh nghiệp giảm thao tác thủ công, cải thiện tốc độ xử lý đơn hàng và khả năng phối hợp giữa các bộ phận. Thông tin tài chính và vận hành cũng trở nên minh bạch hơn.
6. HIỆU QUẢ ĐỊNH LƯỢNG – TỪ 14 GIỜ XUỐNG 15 PHÚT
(Nguồn: Odoo _ Case Study Nguồn Sống Việt: Tối Ưu Vận Hành Từ 14 giờ còn 15 Phút)
Một trong những kết quả nổi bật được nhắc đến trong video dự án Nguồn Sống Việt là mốc thời gian giảm từ 14 giờ xuống còn 15 phút.
Đây là minh chứng đáng chú ý cho hiệu quả ứng dụng hệ thống vào hoạt động vận hành và xử lý thông tin.
Bên cạnh đó, dự án ghi nhận những thay đổi về chất lượng vận hành:
- Giảm đáng kể khối lượng công việc thủ công.
- Tinh gọn các hoạt động xử lý giấy tờ tại các bộ phận.
- Tăng tốc độ xử lý đơn hàng và phối hợp nội bộ.
- Nâng cao tính minh bạch trong quản lý tài chính và vận hành.
Quan trọng hơn, hệ thống tạo nền tảng để doanh nghiệp mở rộng hoạt động mà không phải gia tăng nhân sự tương ứng.
7. GÓC NHÌN TỪ NOS
Với doanh nghiệp nhập khẩu và phân phối, bài toán vận hành không chỉ nằm ở việc quản lý hàng hóa hay đơn hàng, mà còn ở khả năng kết nối toàn bộ hoạt động từ mua hàng đến bán hàng và tài chính.
Dự án Nguồn Sống Việt cho thấy, hiệu quả triển khai ERP không bắt đầu từ số lượng phân hệ được đưa vào sử dụng, mà từ việc hiểu đúng mô hình kinh doanh, xác định điểm nghẽn trong quy trình và thiết kế hệ thống phù hợp với cách doanh nghiệp vận hành.
NOS ERP Consulting – Giải pháp ERP từ góc nhìn quản trị thực chiến.
DOANH NGHIỆP ĐANG GẶP KHÓ KHĂN TRONG QUẢN LÝ TỔNG THỂ
Liên Hệ NOS Ngay Để Được Tư Vấn Giải Pháp Tối Ưu Và Linh Hoạt Cho Doanh Nghiệp Nhé!